MES-Shortlist.
Per RFI von der Longlist zu drei bis fünf Anbietern.

Was ist eine MES-Shortlist?

Eine MES-Shortlist ist die engere Auswahl von drei bis fünf MES-Anbietern, die nach der Vorauswahl ein verbindliches Angebot abgeben und ihr System vorführen. Sie entsteht aus der breiteren Longlist, meist über einen RFI mit identischen Fragen an alle Anbieter. Grundlage der Entscheidung sind K.o.-Kriterien und ein vorher freigegebenes Bewertungsraster. Die Shortlist ist der Übergang von der Marktsondierung zur eigentlichen Ausschreibung.

Wie viele Anbieter gehören auf die MES-Shortlist?

Drei bis fünf Anbieter sind der Bereich, in dem der Aufwand beherrschbar bleibt und der Wettbewerb wirkt. Unter drei Anbietern fehlt die Vergleichsbasis, und der verbleibende Anbieter weiß das in der Verhandlung. Über fünf Anbietern steigt der Aufwand stark, weil jeder einen Demo-Tag, eine vollständige Bewertung und Referenzgespräche nach sich zieht. Wichtiger als die Zahl ist die Passung zur Fertigungsart.

Brauche ich neben dem RFI auch einen RFP?

Ja, wenn Sie verbindliche und vergleichbare Angebote wollen. Der RFI ist eine unverbindliche Informationsanfrage für die Vorauswahl, der RFP fragt auf Basis Ihres Lastenhefts konkrete Angebote mit einheitlichem Preisblatt ab. Für privatwirtschaftliche Unternehmen ist der RFP rechtlich nicht vorgeschrieben, ohne ihn kalkuliert aber jeder Anbieter mit eigenen Annahmen. Wie Sie das Lastenheft dafür aufbauen, zeigt die Seite MES-Lastenheft erstellen.

Wie gewichte ich die Antworten aus dem RFI?

Legen Sie Gewichte je Kategorie fest, die zusammen 100 Prozent ergeben, und bewerten Sie jede Kategorie auf einer Skala von 0 bis 3. In vielen Projekten trägt der Funktionsumfang das größte Gewicht, gefolgt von Integration sowie Implementierung und Support. Das Raster wird vor dem Versand freigegeben und mit Datum dokumentiert. RFI-Punkte sind vorläufig, die volle Punktzahl gilt erst nach dem Nachweis in der Demo.

Welche K.o.-Kriterien sind bei der MES-Shortlist sinnvoll?

Sinnvoll sind wenige harte Kriterien, die direkt aus Ihren Muss-Anforderungen folgen. Typisch sind ein gefordertes Betriebsmodell, eine produktiv genutzte Schnittstelle zu Ihrem ERP-Release, die Rückmeldung am Terminal bei Netzausfall und deutschsprachiger Support in Ihren Schichtzeiten. Hinzu kommen formale Gründe wie eine trotz Erinnerung versäumte Frist. K.o.-Kriterien erzeugen keine Punkte, sie entscheiden nur über die Teilnahme.

Brauche ich ein NDA, bevor ich den RFI verschicke?

Für einen allgemeinen RFI mit Kurzprofil Ihrer Fertigung ist ein NDA meist entbehrlich. Sobald Sie Mengengerüst, Maschinenliste, Layouts oder Prozessdetails weitergeben, sollten Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung abschließen. Nach § 2 Nr. 1 GeschGehG sind Informationen nur geschützt, wenn ihr Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen hat. Formulieren Sie das NDA gegenseitig, weil auch Anbieter Roadmaps und Preislogik offenlegen.

Wie lange dauert der Weg von der Longlist zur Shortlist?

Nach unseren Erfahrungswerten dauert der Weg von der geprüften Longlist zur beschlossenen Shortlist rund vier bis sechs Wochen. Davon entfallen ein bis zwei Wochen auf die Prüfung der Longlist, zwei bis drei Wochen auf die Antwortfrist der Anbieter und etwa eine Woche auf Auswertung und Beschluss. Sommerferien und Jahresende verlängern den Zeitraum regelmäßig. Danach beginnt der RFP mit eigenen Fristen.

Wann sind Referenzbesuche sinnvoll?

Referenzbesuche lohnen sich für die zwei bis drei Finalisten nach den Demos, nicht für die gesamte Shortlist. In der Shortlist-Phase genügt die Prüfung, ob der Anbieter erreichbare Referenzkunden mit vergleichbarer Fertigungsart benennt. Beim Besuch zählen Terminals im laufenden Betrieb und Gespräche mit Werkern ohne den Anbieter im Raum. Planen Sie für Termine mit Produktionsleitungen etwa zwei Wochen Vorlauf ein.

Was tun, wenn zwei Anbieter im Raster fast gleichauf liegen?

Liegen zwei Anbieter weniger als 5 Prozent des Maximums auseinander, hat das Raster nicht entschieden. Nehmen Sie im Zweifel beide auf die Shortlist, solange die Obergrenze von fünf Anbietern hält. Alternativ klärt eine kurze Nachfragerunde zu den vagen Antworten, wer seine Angaben belegen kann. Verschieben Sie in dieser Lage keine Gewichte, sonst entsteht eine nachträgliche Begründung.

Wie unterstützt Find-Your-MES bei der Shortlist?

Das kostenlose Matching von Find-Your-MES gleicht Ihre Fertigung auf Basis von über 80 Merkmalen mit über 110 MES-Systemen ab und liefert in rund 6 Minuten eine erste Auswahl. Im MES Selection Portal bilden Sie Ihre IT-Systemlandschaft ab, erfassen Anforderungen im Anforderungsmanagement und treten direkt mit Anbietern in Kontakt. Find-Your-MES wird von der Sectorlens GmbH betrieben, die 2024 in Potsdam gegründet wurde und über 50 MES-Auswahlprojekte begleitet hat. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht.