Digitales Schichtbuch.
Übergabe und Wissen in der Fertigung sichern.

Was ist ein digitales Schichtbuch?

Ein digitales Schichtbuch ist eine Software, in der Schichten festhalten, was die nächste Schicht wissen muss: laufende Aufträge, Störungen, Besonderheiten, offene Punkte, Qualitätsabweichungen und Sicherheitshinweise. Jeder Eintrag trägt Zeitstempel und Verfasser und bezieht sich auf Maschine, Auftrag oder Störung. Das Schichtbuch löst Kladde, Zettel und geteilte Excel-Dateien ab. Es kann Funktion eines MES sein oder ein eigenes Produkt neben dem MES; gelesen wird es von Produktions- und Schichtleitung ebenso wie von der Instandhaltung. Die Einordnung der Papierablösung steht unter Papierlose Fertigung.

Was gehört in ein digitales Schichtbuch?

In ein digitales Schichtbuch gehören sechs Blöcke: der Stand der Übergabe je Linie, Störungen mit Maßnahme, Besonderheiten, die in keinem Arbeitsplan stehen, offene Aufträge, Qualitätsabweichungen und Sicherheitshinweise. Jeder offene Punkt braucht einen Verantwortlichen und einen Termin, die übernehmende Schichtführung quittiert die Übergabe. Freitext ergänzt strukturierte Felder, ersetzt sie aber nicht. Die Vorlage mit Feldern, Zweck und Zuständigkeit steht im Abschnitt zur Schichtübergabe weiter oben und lässt sich für Ihr Werk kürzen.

Worin unterscheidet sich ein digitales Schichtbuch vom Papierbuch?

Das digitale Schichtbuch bindet jeden Eintrag an Zeitstempel, Verfasser und Bezug zu Maschine oder Auftrag, das Papierbuch bietet nur Handschrift. Einträge sind durchsuchbar, offene Punkte bleiben sichtbar, bis sie geschlossen sind, und mehrere Orte und Schichten sehen denselben Stand. Das Papierbuch bleibt dort wirtschaftlich, wo eine Schicht, wenige Maschinen und keine Nachweispflicht zusammentreffen. Weitere Gründe für den Wechsel nennt Zettelwirtschaft in der Produktion, den Vergleich mit Excel Excel in der Fertigung ablösen.

Ist ein digitales Schichtbuch Teil des MES oder ein eigenes Produkt?

Beides kommt vor. SYMESTIC beschreibt das Schichtbuch als Modul seines Cloud-MES, GFOS nennt ein Schichtlogbuch als Widget im PDA-System, MPDV ordnet Schichtübergabeprotokolle der Shopfloor-Management-Software zu. Eigenständige Produkte bieten unter anderem eschbach mit Shiftconnector und iMes Solutions mit SHIFTGURU. Als MES-Funktion nutzt das Schichtbuch Maschinen- und Auftragsdaten direkt, als eigenes Produkt braucht es Schnittstellen zu MES, ERP oder Wartungssystem. Prüfen Sie beide Wege gegen Ihre Systemlandschaft, bevor Sie ein weiteres Produkt einführen.

Ist ein digitales Schichtbuch gesetzlich vorgeschrieben?

Aus den geprüften Vorschriften, ArbSchG, ArbZG, DGUV Vorschrift 1, AMWHV, EU-GMP-Leitfaden und VO (EG) Nr. 852/2004, folgt keine allgemeine Pflicht zu einem Schichtbuch. Verlangt werden bestimmte Nachweise, etwa Unterlagen zu Schutzmaßnahmen, die Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen oder bei Arzneimitteln die Herstellungsdokumentation. Der EU-GMP-Leitfaden fordert in Nr. 4.31 Logbücher für kritische Anlagen. Weitere Vorgaben stehen im Genehmigungsbescheid einer Anlage oder in Kundenverträgen. Welche Nachweise für Ihren Betrieb gelten, klärt die Qualitätssicherung. Ersetzt keine Rechtsberatung.

Wie lange müssen Schichtbucheinträge aufbewahrt werden?

Eine einheitliche Frist für das Schichtbuch gibt es nicht, sie folgt dem Inhalt des Eintrags. Erste-Hilfe-Dokumentation: mindestens fünf Jahre nach DGUV Vorschrift 1 § 24 Abs. 6. Herstellungsdokumentation bei Arzneimitteln: bis ein Jahr nach Ablauf des Verfalldatums, mindestens fünf Jahre nach AMWHV § 20 Abs. 1. Nachweise zu Arbeitszeitverlängerungen: mindestens zwei Jahre nach ArbZG § 16 Abs. 2. Reine Übergabehinweise regeln Sie in der Betriebsvereinbarung, längere Fristen können aus Kundenverträgen folgen. Ersetzt keine Rechtsberatung.

Muss der Betriebsrat bei einem digitalen Schichtbuch mitbestimmen?

In aller Regel ja. Ein digitales Schichtbuch speichert Einträge mit Namen und Zeitpunkt und ist damit objektiv geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, so dass § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle nach § 87 Abs. 2. Geregelt werden Zweck, sichtbare Namen, Auswertung nach Person, Löschfristen und Rollen. Datenschutzrechtlich gelten Art. 5 und Art. 88 DSGVO sowie § 26 BDSG. Mehr: Betriebsrat und MES-Einführung.

Wie hilft ein digitales Schichtbuch bei Fachkräftemangel und Personalwechsel?

Es macht Erfahrungswissen auffindbar, das sonst im Kopf einzelner Personen liegt. Einträge zu Maschine, Auftrag und Störung bleiben durchsuchbar, neue Kräfte und Springer lesen vor Schichtbeginn, was an der Linie zuletzt vorgefallen ist, und wiederkehrende Störungen fallen auf. Nach dem Statistischen Bundesamt erreichen bis 2039 rund 13,4 Millionen Erwerbspersonen das Rentenalter, 31 % der Erwerbspersonen von 2024. Das Schichtbuch ersetzt kein Einarbeitungskonzept, es ergänzt es und macht dessen Inhalte aktuell.

Wie unterscheidet sich ein Schichtbuch von Andon und Störungsmeldung?

Andon meldet eine Störung im Moment des Auftretens und eskaliert sie an Zuständige, das Schichtbuch hält fest, was daraus für die nächste Schicht folgt. Die Meldung läuft über Terminal, Signal oder Benachrichtigung, das Schichtbuch sammelt Störgrund, Maßnahme und offenen Rest in der Übergabe. In manchen Systemen füllen Störungen das Schichtbuch automatisch, SYMESTIC beschreibt das für Stillstände und Störgründe aus dem MES. Die Meldekette und ihre Zeiten beschreibt Andon und Shopfloor-Management.

Ersetzt ein digitales Schichtbuch die Instandhaltungssoftware?

Nein. Das Schichtbuch hält Störungen und Hinweise fest, das Wartungssystem (CMMS) plant, beauftragt und dokumentiert Instandhaltung mit Ersatzteilen und Fristen. Sinnvoll ist ein Verweis vom Eintrag auf den Instandhaltungsauftrag, damit ein Hinweis wie „Lager klingt“ zum Auftrag wird, ohne dass jemand ihn abtippt. Der Verweis spart Doppelerfassung und hält Eintrag und Auftrag zusammen. Ob Ihr Anbieter diesen Weg anbietet und über welche Schnittstelle, gehört in die Demo. Das Zusammenspiel beschreibt CMMS und Instandhaltung im MES.

Welche Systeme bieten ein digitales Schichtbuch?

Im Katalogauszug beschreiben GFOS, iTAC, L2L, MPDV, SYMESTIC und Tulip eine Schichtübergabe oder ein Schichtbuch, jeweils nach eigenen Angaben und mit unterschiedlichem Stand zwischen 2021 und 2026. Die Tiefe unterscheidet sich stark: Das Spektrum reicht vom Widget im PDA-System über das Modul im Cloud-MES bis zum KI-Bericht. Eine Rangfolge gibt es nicht, die Reihenfolge ist alphabetisch. Alle Angaben stammen von den Herstellern, prüfen Sie sie in der Demo. Weitere Systeme mit Profil finden Sie unter MES Anbieter.

Wie testen Sie ein digitales Schichtbuch in der Demo?

Mit Testfällen, die Sie vorab senden: Eintrag am Terminal, Übergabe ohne Treffen, offener Punkt über mehrere Schichten, nachträgliche Änderung, Suche nach wiederkehrender Störung, Sperre der Auswertung nach Person, Netzausfall und Löschfrist. Verlangen Sie je Fall einen Nachweis, etwa Protokoll, Exportdatei oder Rollenmatrix. Acht Fälle mit erwartetem Verhalten stehen im Abschnitt zur Demo. Planen Sie die Fälle fest in die Agenda ein, damit sie nicht am Ende entfallen. Zur Bewertung der Vorführung insgesamt hilft MES-Demos bewerten.

Wie fangen Sie mit einem digitalen Schichtbuch an, ohne das MES zu tauschen?

Beginnen Sie mit einer Linie, einer Schichtgruppe und der Vorlage für die Übergabe, bevor Sie ein System auswählen. Messen Sie die Übergabedauer vorher, legen Sie mit dem Betriebsrat Zweck, Namen und Löschfristen fest und prüfen Sie, ob Ihr MES oder Ihre BDE die Funktion kann. Erst dann lohnt der Blick auf ein weiteres Produkt. Ein Pilot an einer Linie zeigt, ob Vorlage und Funktion tragen. Die Einführung in Stufen beschreiben Papierlose Fertigung und Shopfloor MES.