RFI-Fragebogen-Vorlage für MES-Anbieter: 50 Fragen für eine faire Auswahl
Ein Request for Information (RFI) ist der strukturierte Fragebogen, mit dem Fertigungsunternehmen im deutschsprachigen Raum mehrere MES-Anbieter (Manufacturing Execution System) gleichzeitig anschreiben, um vergleichbare Antworten zu Funktionsumfang, Integration, Preismodell und Support zu erhalten, bevor eine engere Auswahl folgt. Diese Vorlage bündelt 50 Einzelfragen aus acht Kategorien direkt auf dieser Seite, kopierbar und ohne Anbieterbindung nutzbar.
Was ein RFI leistet
und was er nicht ersetzt.
Der Fragebogen ist der erste belastbare Vergleichspunkt im MES-Auswahlprozess, kein Ersatz für das spätere Lastenheft und keine verbindliche Vertragsanbahnung.
Ein Manufacturing Execution System (MES) ist eine zentrale Investition für produzierende Unternehmen im DACH-Raum, mit Projektlaufzeiten von mehreren Monaten und Lizenz- sowie Implementierungskosten, die schnell in den sechsstelligen Bereich reichen. Bevor sich ein Fertigungsunternehmen für einen Anbieter entscheidet, lohnt sich deshalb ein strukturierter Zwischenschritt: der Request for Information, kurz RFI. Anders als ein informelles Anbietergespräch liefert ein RFI für jeden angeschriebenen Anbieter dieselben Fragen in derselben Reihenfolge, sodass die Antworten direkt nebeneinander bewertet werden können. Sectorlens GmbH (Betreiberin von Find-Your-MES, herstellerneutrale MES-Auswahlberatung, aktiv seit 2022) setzt diesen Schritt in eigenen Auswahlprojekten regelmäßig vor dem Lastenheft ein, weil er mit vertretbarem Aufwand eine breite Longlist auf eine belastbare Shortlist verdichtet. Mehr zur Funktionsweise und Abgrenzung eines MES liefert die Seite Was ist ein MES, zum grundsätzlichen Vorgehen bei der Anbieterauswahl die Seite MES auswählen: Vorgehen, Kriterien und typische Fehler.
Ein RFI ist bewusst breiter und weniger tief als ein Lastenheft. Er fragt allgemeine, mit vertretbarem Aufwand beantwortbare Informationen ab, etwa zum Unternehmen des Anbieters, zum Funktionsumfang nach den elf klassischen MES-Kernfunktionen, zur Integrationsfähigkeit über Standards wie OPC UA, zur Architektur, zum Lizenzmodell, zu Implementierung und Support sowie zu Datenschutz und Skalierbarkeit. Erst danach folgt mit der gebildeten Shortlist das detaillierte MES-Lastenheft und der RFP (Request for Proposal, verbindliche Angebotsanfrage). Diese Seite enthält den vollständigen Fragebogen als direkt nutzbaren Seiteninhalt: kopieren, in eine E-Mail oder ein internes Formular einfügen und unverändert an jeden Anbieter der eigenen Longlist verschicken. Eine Übersicht aller Leistungen rund um die MES-Auswahl, vom kostenlosen Matching bis zur persönlichen Beratung, bündelt die Seite Produkt-Hub.
RFI und RFP im Zusammenspiel: Der RFI verdichtet eine Longlist von 5 bis 8 Anbietern auf eine Shortlist von 2 bis 4, der anschließende RFP fragt auf dieser Shortlist ein konkretes, verbindliches Angebot ab. Beide Schritte ersetzen einander nicht, sie bauen aufeinander auf.
Unternehmen und Anbieter,
Funktionsumfang.
Die ersten beiden Kategorien klären, wer der Anbieter überhaupt ist, und wie weit sein System die klassischen MES-Kernfunktionen tatsächlich abdeckt.
Kategorie 1 · Unternehmen und Anbieter allgemein
Sechs Fragen zu Gründung, Größe, Referenzen und Support-Präsenz im deutschsprachigen Raum.
| Nr. | Frage an den Anbieter | Warum diese Frage wichtig ist |
|---|---|---|
| 01 | In welchem Jahr wurde Ihr Unternehmen gegründet, und seit wann bieten Sie Ihr MES-Produkt in der jetzigen Form an? | Ein junges Produkt unter altem Firmenmantel ist etwas anderes als ein über Jahrzehnte gewachsenes System, beides kann passen, sollte aber bekannt sein. |
| 02 | Wie viele Mitarbeitende arbeiten konkret im MES-Geschäft, getrennt von anderen Produktlinien des Unternehmens? | Zeigt, wie viel Entwicklungs- und Supportkapazität tatsächlich hinter dem MES-Produkt steht, nicht hinter dem Gesamtunternehmen. |
| 03 | Nennen Sie drei Referenzkunden vergleichbarer Branche und Größenordnung, mit denen ein Gespräch möglich ist. | Nur konkrete, erreichbare Referenzen sind belastbar, allgemeine Kundenlisten ohne Kontaktmöglichkeit sagen wenig aus. |
| 04 | An welchen Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz sitzt Ihr Support-Team, und in welcher Sprache wird er angeboten? | Entscheidet über Reaktionszeiten und darüber, ob Störungen auf dem Shopfloor in der Landessprache gelöst werden können. |
| 05 | Wie sieht Ihre Produkt-Roadmap für die nächsten 12 bis 24 Monate aus, und welcher Anteil des Umsatzes fließt in die Weiterentwicklung? | Zeigt, ob das Produkt aktiv weiterentwickelt wird oder sich in der reinen Wartungsphase befindet. |
| 06 | Wie ist Ihr Unternehmen finanziert, und wie hat sich der Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren entwickelt? | Wirtschaftliche Stabilität des Anbieters ist bei einer Investition mit mehrjähriger Bindung ein eigenes Risiko. |
Kategorie 2 · Funktionaler Leistungsumfang (MESA-11-Modell)
Diese elf Fragen orientieren sich am MESA-11-Modell des Branchenverbands MESA International (US-amerikanischer Verband für Fertigungs-IT, Herausgeber des ursprünglichen Elf-Funktionen-Modells für MES). Wichtig für die Einordnung: Dieses Modell ist nicht wortgleich Teil des formalen ISA-95-Normtextes, die Norm selbst, veröffentlicht als IEC 62264-3, gliedert Fertigungsbetriebsführung in vier MOM-Domänen. Details zur genauen Abgrenzung erklärt die Seite ISA-95 und IEC 62264 erklärt. Für einen RFI ist das MESA-11-Modell trotzdem praktisch, weil es in der Anbieterkommunikation im DACH-Raum breit etabliert ist. Begriffe zu allen elf Funktionen erklärt zusätzlich das MES-Glossar.
| Nr. | Frage an den Anbieter | Warum diese Frage wichtig ist |
|---|---|---|
| 01 | Ressourcenzuteilung und -status: Wie bildet Ihr System die Verfügbarkeit und den Status von Personal, Maschinen und Werkzeugen in Echtzeit ab, und woher stammen diese Statusdaten? | Ohne verlässliche Ressourcenstatus-Daten basiert jede Feinplanung auf veralteten Annahmen. |
| 02 | Betriebs- und Feinplanung: Wie unterstützt Ihr System die Feinplanung auf Werksebene, und ist eine Kopplung an ein APS-System (Advanced Planning and Scheduling) enthalten oder separat zu lizenzieren? | Klärt, ob Feinplanung Kernfunktion oder kostenpflichtiges Zusatzmodul ist. |
| 03 | Produktionsauftragsverwaltung: Wie werden Fertigungsaufträge an Maschinen beziehungsweise Arbeitsplätze verteilt, und wie reagiert das System auf kurzfristige Umplanungen? | Zeigt die tatsächliche Reaktionsfähigkeit im Schichtbetrieb, nicht nur im Planungsmodell. |
| 04 | Dokumentenmanagement: Wie stellt Ihr System aktuelle Arbeitsanweisungen, Zeichnungen und Prüfpläne direkt am Arbeitsplatz bereit, und wie wird eine veraltete Version verhindert? | Papierlose Fertigung scheitert häufig an genau dieser Versionskontrolle, nicht an der Anzeige selbst. |
| 05 | Datenerfassung: Welche Maschinen- und Betriebsdaten erfassen Sie automatisiert, und für welche ist manuelle Eingabe nötig? | Der Anteil manueller Erfassung bestimmt maßgeblich die spätere Datenqualität und den Personalaufwand. |
| 06 | Personaleinsatzmanagement: Wie bildet Ihr System Qualifikationen, Zertifikate und Schichtpläne ab, und wie werden Sperrqualifikationen technisch durchgesetzt? | Relevant für Compliance in regulierten Branchen, in denen nur qualifiziertes Personal bestimmte Schritte ausführen darf. |
| 07 | Qualitätsmanagement: Welche CAQ-Funktionen (Computer Aided Quality) sind enthalten, etwa SPC (Statistische Prozessregelung), Prüfplanung und Reklamationsmanagement? | Entscheidet, ob ein separates Qualitätsmanagementsystem parallel betrieben werden muss. |
| 08 | Prozessmanagement: Wie unterstützt Ihr System die Überwachung laufender Prozessparameter und automatische Eskalationen bei Grenzwertverletzungen? | Besonders relevant für Prozessfertigung mit engen Toleranzfenstern. |
| 09 | Instandhaltungsmanagement: Welche Instandhaltungsfunktionen sind nativ enthalten, und wie ist die Anbindung an ein bestehendes CMMS (Computerized Maintenance Management System) gelöst, falls vorhanden? | Klärt, ob Instandhaltung ins MES integriert oder weiter getrennt betrieben wird. |
| 10 | Produkt-Tracking und Genealogie: Wie detailliert bildet Ihr System die Rückverfolgbarkeit vom Rohmaterial bis zum fertigen Produkt ab, in welcher Granularität, Charge oder Einzelteil? | Die Granularität entscheidet über die Reichweite eines Rückrufs im Ernstfall, mehr dazu unter Traceability im MES. |
| 11 | Leistungsanalyse: Welche Kennzahlen, etwa OEE (Overall Equipment Effectiveness) nach ISO 22400, liefert Ihr System standardmäßig, und wie werden sie automatisch statt manuell berechnet? | Automatisierte statt manuell gepflegte Kennzahlen sind der eigentliche Effizienzgewinn eines MES, siehe OEE berechnen nach ISO 22400. |
Integrationsfähigkeit,
Architektur und Deployment.
Ein MES steht nie isoliert. Diese elf Fragen klären die Anbindung an ERP und Maschinenpark sowie die Betriebsform des Systems.
Kategorie 3 · Integrationsfähigkeit
Ein MES muss laut ISA-95-Ebenenmodell Daten mit dem ERP auf Ebene 4 und mit Maschinen, SPS und SCADA-Systemen auf den Ebenen 1 und 2 austauschen. Fehlt eine belastbare Integrationsfähigkeit, entstehen manuelle Doppelerfassungen, die genau die Effizienzgewinne wieder auffressen, die ein MES bringen soll.
| Nr. | Frage an den Anbieter | Warum diese Frage wichtig ist |
|---|---|---|
| 01 | Welche Standard-Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen im deutschsprachigen Mittelstand bieten Sie nativ an, und welche erfordern Individualentwicklung? | ERP-Integration ist im deutschsprachigen Mittelstand besonders häufig gefordert, siehe MES-SAP-Integration. |
| 02 | Unterstützt Ihr System OPC UA (IEC 62541) nativ, und für welche Maschinen- und Steuerungstypen liegen bereits erprobte Anbindungen vor? | OPC UA ist der in der Fertigung etablierte, herstellerneutrale Kommunikationsstandard der OPC Foundation. |
| 03 | Welche weiteren Maschinen- und SPS-Protokolle unterstützen Sie neben OPC UA, etwa Profinet, Modbus oder proprietäre Schnittstellen? | Ein heterogener Maschinenpark erfordert oft mehr als nur OPC UA. |
| 04 | Wie gehen Sie mit der Ablösung und Datenmigration eines bestehenden MES oder Altsystems um? | Migration bestehender Stammdaten ist ein häufig unterschätzter Kostenblock beim Anbieterwechsel. |
| 05 | Welche APIs oder Middleware stellen Sie für Individualintegrationen bereit, die über Standardkonnektoren hinausgehen? | Klärt, wie zukunftsfähig das System für Anforderungen ist, die heute noch nicht bekannt sind. |
| 06 | Welche Datenaustauschformate und Standards unterstützen Sie, etwa B2MML (Business To Manufacturing Markup Language) nach ISA-95? | Standardisierte Formate erleichtern spätere Integrationen und reduzieren die Abhängigkeit vom Anbieter. |
Kategorie 4 · Architektur und Deployment
Fünf Fragen zu Cloud, On-Premise oder Hybrid, Verfügbarkeit und den technischen Voraussetzungen vor Ort.
| Nr. | Frage an den Anbieter | Warum diese Frage wichtig ist |
|---|---|---|
| 01 | Bieten Sie Ihr System als Cloud-, On-Premise- oder Hybrid-Lösung an, und welche Variante empfehlen Sie für unsere Fertigung konkret? | Das Deployment-Modell beeinflusst IT-Aufwand, Investitionsstruktur und Reaktionszeit im Störfall. |
| 02 | Wo befinden sich die Rechenzentren, in denen unsere Produktionsdaten gespeichert werden, und liegt der Standort innerhalb der EU? | Relevant für Datenresidenz und DSGVO-Konformität. |
| 03 | Welche Verfügbarkeit garantieren Sie vertraglich, und wie sieht Ihr SLA (Service Level Agreement) für ungeplante Ausfälle aus? | Ein MES-Ausfall kann in Echtzeitfertigung direkt zum Produktionsstillstand führen. |
| 04 | Wie oft spielen Sie Updates und Sicherheits-Patches ein, und wie wird ein Produktionsstopp dabei vermieden? | Update-Zyklen mitten in laufenden Schichten sind ein häufig unterschätztes Betriebsrisiko. |
| 05 | Welche Hardware- und Netzwerkvoraussetzungen setzt Ihr System auf dem Shopfloor voraus? | Bestimmt, ob zusätzliche Infrastrukturinvestitionen vor der eigentlichen MES-Einführung nötig sind. |
Lizenzmodell und Preise,
Implementierung und Support.
Zwölf Fragen, die genau dort ansetzen, wo RFI-Antworten am häufigsten vage bleiben: bei Geld und bei dem, was nach der Vertragsunterschrift passiert.
Kategorie 5 · Lizenzmodell und Preistransparenz
Sechs Fragen, die versteckte Kosten sichtbar machen, bevor sie im Projekt auftauchen. Eine Einordnung der üblichen Kostenspannen liefert die Seite MES-Kosten, Spannen und TCO.
| Nr. | Frage an den Anbieter | Warum diese Frage wichtig ist |
|---|---|---|
| 01 | Nach welchem Modell lizenzieren Sie, etwa Named User, Concurrent User, pro Linie oder pro Standort? | Bestimmt, wie sich die Kosten bei Wachstum tatsächlich entwickeln. |
| 02 | Aus welchen Bestandteilen setzt sich der Gesamtpreis zusammen: Lizenz, Wartung, Hosting, Customizing, Schnittstellen? | Ein niedriger Listenpreis mit vielen kostenpflichtigen Zusatzbausteinen führt oft zu höheren Gesamtkosten. |
| 03 | Welche typischen Zusatzkosten übersehen Kunden nach Ihrer Erfahrung am häufigsten? | Diese Frage prüft direkt die Transparenz des Anbieters zu eigenen Schwachstellen im Preismodell. |
| 04 | Wie und wann passen Sie Ihre Preise während der Vertragslaufzeit an, gibt es eine vertraglich fixierte Indexierung? | Verhindert unerwartete Preissprünge nach der ersten Vertragslaufzeit. |
| 05 | Wie lang ist die Mindestvertragslaufzeit, und welche Kündigungsfristen gelten? | Beeinflusst die Flexibilität, bei Unzufriedenheit den Anbieter zu wechseln. |
| 06 | Mit welchen Kosten und welchem Aufwand müssen wir bei einem späteren Anbieterwechsel für Datenexport und -migration rechnen? | Exit-Kosten werden vor Vertragsschluss selten gefragt und danach oft zum Problem. |
Kategorie 6 · Implementierung und Support
Sechs Fragen zu Projektmethodik, Referenzdauer, Schulung und dem, was nach dem Go-Live tatsächlich an Betreuung übrig bleibt.
| Nr. | Frage an den Anbieter | Warum diese Frage wichtig ist |
|---|---|---|
| 01 | Nach welcher Projektmethodik implementieren Sie, klassisch mit festen Phasen oder agil in Sprints? | Beeinflusst, wie flexibel sich Anforderungsänderungen während der Projektlaufzeit einarbeiten lassen. |
| 02 | Nennen Sie ein Referenzprojekt vergleichbarer Größe mit tatsächlicher Projektdauer von Vertragsunterschrift bis Go-Live. | Realistische Projektdauern unterscheiden sich oft deutlich von Verkaufsversprechen. |
| 03 | Implementieren Sie selbst oder über zertifizierte Partner, und wie wird die Qualität bei Partnerimplementierungen sichergestellt? | Partnerqualität schwankt in der Praxis stärker als die des Herstellers selbst. |
| 04 | Wie sieht Ihr Schulungskonzept für Key User und Endanwender auf dem Shopfloor aus? | Akzeptanz beim Bedienpersonal entscheidet oft stärker über den Projekterfolg als die Software selbst. |
| 05 | Welche Supportzeiten bieten Sie, und welche Reaktionszeit garantieren Sie vertraglich bei einem kritischen Störfall? | Im Schichtbetrieb reicht Support während üblicher Bürozeiten oft nicht aus. |
| 06 | Wer ist unser fester Ansprechpartner nach Go-Live, und wie unterscheidet sich diese Betreuung vom Presales-Kontakt? | Nach Vertragsunterschrift wechselt der Ansprechpartner häufig, mit spürbarem Qualitätsverlust. |
Datenschutz und IT-Sicherheit,
Skalierbarkeit.
Die letzten zehn Fragen klären, wie sicher die eigenen Produktionsdaten liegen und wie gut das System mit dem eigenen Unternehmen mitwächst.
Kategorie 7 · Datenschutz und IT-Sicherheit
Sechs Fragen zu DSGVO, Zertifizierungen und dem Umgang mit Sicherheitsvorfällen, orientiert an der OT-Security-Norm IEC 62443 für vernetzte Fertigung.
| Nr. | Frage an den Anbieter | Warum diese Frage wichtig ist |
|---|---|---|
| 01 | Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO ab, und welche Standardklauseln enthält er bereits? | Ohne AVV ist der Einsatz personenbezogener Daten im MES rechtlich angreifbar. |
| 02 | Welche IT-Sicherheitszertifizierungen halten Sie, etwa ISO 27001, und für welchen Geltungsbereich gelten sie konkret? | Ein Zertifikat für die Konzernzentrale sagt nichts über das MES-Rechenzentrum aus, wenn der Geltungsbereich nicht passt. |
| 03 | Wo genau werden unsere Produktionsdaten gespeichert und verarbeitet, inklusive etwaiger Subunternehmer? | Subunternehmer außerhalb der EU sind ein häufig übersehenes Datenschutzrisiko. |
| 04 | Wie ist Ihr Berechtigungs- und Rollenkonzept aufgebaut, und wie granular lassen sich Zugriffsrechte je Nutzer einstellen? | Zu grobe Rollenkonzepte verletzen häufig das Prinzip der minimalen Rechtevergabe. |
| 05 | Wie ist Ihr Patch- und Schwachstellenmanagement organisiert, und wie schnell schließen Sie kritische Sicherheitslücken? | Vernetzte Fertigung nach OT-Security-Norm IEC 62443 erfordert aktives, nicht nur reaktives Patch-Management. |
| 06 | Wie sieht Ihr Prozess bei einem Sicherheitsvorfall aus, und innerhalb welcher Frist werden betroffene Kunden informiert? | Die DSGVO-Meldefrist von 72 Stunden bei meldepflichtigen Vorfällen betrifft auch den Softwareanbieter als Auftragsverarbeiter. |
Kategorie 8 · Skalierbarkeit
Vier Fragen dazu, ob das System mit dem eigenen Unternehmen mitwachsen kann, ohne dass die Lizenzstruktur zum Hemmschuh wird.
| Nr. | Frage an den Anbieter | Warum diese Frage wichtig ist |
|---|---|---|
| 01 | Kann Ihr System mehrere Werke oder Standorte in einer gemeinsamen Instanz abbilden, mit werksübergreifender Auswertung? | Relevant, sobald über den Einzelstandort hinaus gewachsen werden soll. |
| 02 | Unterstützt Ihr System mehrere Sprachen und länderspezifische Anpassungen für internationale Standorte? | Wichtig für Unternehmen mit Fertigung außerhalb des deutschsprachigen Raums. |
| 03 | Wie entwickeln sich die Lizenzkosten, wenn die Nutzerzahl oder Anzahl der Linien in den nächsten Jahren wächst? | Verhindert eine böse Überraschung bei erfolgreichem Unternehmenswachstum. |
| 04 | Welche Zusatzmodule lassen sich später ohne Systemwechsel zubuchen, und wie ist deren Preisstruktur? | Ein modular nachrüstbares System schützt die anfängliche Investition bei wachsendem Anforderungsumfang. |
So nutzt du den RFI
im Auswahlprozess.
Der Fragebogen allein bringt nichts, wenn er im falschen Moment verschickt oder falsch ausgewertet wird. Sechs Schritte, eine Zeittabelle und zehn Fragen für das Anbietergespräch danach.
Vorbereitung
Anforderungen grob klären, Longlist von 8 bis 15 Anbietern anhand von Branchenfokus, Größe und Fertigungsart sichten.
RFI versenden
Identischer Fragebogen an 5 bis 8 Anbieter, mit fester Rückantwortfrist statt vager Zeitangabe.
Auswertung
Antworten in einer Bewertungsmatrix gegenüberstellen, ausweichende oder unvollständige Antworten separat markieren.
Shortlist bilden
Verdichtung der Longlist auf 2 bis 4 Anbieter, die in die nächste Phase gehen.
RFP und Lastenheft
Detailliertes Lastenheft an die Shortlist, verbindliches Angebot einholen.
Entscheidung
Anbieterpräsentationen, Referenzgespräche, Vertragsverhandlung mit dem gewählten Anbieter.
| Schritt | Dauer | Wer ist beteiligt |
|---|---|---|
| Anbieter-Longlist erstellen | 1–2 Wochen | Projektleitung, Fachbereich |
| RFI versenden und Rückantwortfrist | 2–3 Wochen | Projektleitung |
| RFI-Antworten auswerten, Shortlist bilden | 1 Woche | Projektteam |
| Lastenheft erstellen und RFP versenden | 2–4 Wochen | Projektteam |
| Angebotsphase und Anbieterpräsentationen | 3–5 Wochen | Erweitertes Projektteam, Einkauf |
| Entscheidung und Vertragsverhandlung | 2–4 Wochen | Geschäftsführung, Einkauf |
| Gesamt: RFI-Versand bis Vertragsunterschrift | ca. 11–19 Wochen | – |
Erfahrungswerte aus Sectorlens-Auswahlprojekten seit 2022, keine Zusage einzelner Anbieter oder Fristen.
Checkliste vor dem Anbietergespräch
Zehn Fragen, mit denen Sie im Gespräch nach dem RFI prüfen, ob die schriftlichen Antworten auch der Realität standhalten.
Zeigen Sie die Funktion live, nicht nur auf der Folie
Bitten Sie um eine Live-Demo genau der Funktionen, die im RFI als abgedeckt markiert wurden, aber vage beschrieben blieben.
Standard oder Individualentwicklung?
Individualentwicklungen erhöhen Projektlaufzeit und Folgekosten bei Updates erheblich, das gehört vor die Shortlist-Entscheidung.
Konkreter Referenzkontakt statt Kundenliste
Eine Zusage ohne konkreten, erreichbaren Kontakt innerhalb weniger Tage ist ein Warnsignal.
Was ist bei den letzten drei Projekten schiefgelaufen?
Die Antwort zeigt, ob der Anbieter Projektrisiken offen benennt oder nur Erfolgsgeschichten erzählt.
Preismodell bei doppelter Nutzerzahl in drei Jahren
Deckt versteckte Preissprünge auf, die im RFI oft nur allgemein beschrieben werden.
Wer ist der feste Ansprechpartner nach Go-Live?
Klärt, ob Support ein Callcenter oder ein qualifizierter Fachansprechpartner ist.
Echte Anbindung an einem vergleichbaren Maschinentyp zeigen
Eine formale Konformität zu einem Standard ist etwas anderes als eine erprobte Anbindung im Feld.
Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung?
Klärt Exit-Kosten und Datenformate vor der Vertragsunterschrift, nicht danach.
Welche RFI-Antworten werden Vertragsbestandteil?
Zwingt den Anbieter, zwischen Marketing-Aussage und belastbarer Zusage zu unterscheiden.
Wie wird die Akzeptanz auf dem Shopfloor unterstützt?
Technische Passung allein entscheidet selten über den Projekterfolg, die Einführung beim Personal schon.
Häufige Fragen
zum RFI bei der MES-Auswahl.
Sechzehn Antworten zu Einsatz, Timing und Abgrenzung des RFI im Auswahlprozess.
Was ist ein RFI und wofür wird er bei der MES-Auswahl eingesetzt?
Ein RFI, kurz für Request for Information, ist ein strukturierter Fragebogen, den ein Unternehmen an mehrere MES-Anbieter (Manufacturing Execution System) verschickt, um vergleichbare Basisinformationen zu Funktionsumfang, Architektur, Preismodell und Support zu erhalten. Er kommt am Anfang der Anbietersuche zum Einsatz, bevor ein detailliertes Lastenheft oder eine Angebotsanfrage (RFP) erstellt wird. Ziel ist es, aus einer breiten Longlist von Anbietern anhand einheitlicher Kriterien eine belastbare Shortlist zu bilden. Da alle Anbieter dieselben Fragen erhalten, lassen sich die Antworten direkt nebeneinander bewerten, ohne dass jeder Anbieter sein eigenes Format vorgibt.
Was unterscheidet einen RFI von einem RFP (Request for Proposal)?
Ein RFI fragt allgemeine, vergleichbare Informationen über den Anbieter und sein Produkt ab und dient der Vorauswahl aus einer größeren Anbieterzahl. Ein RFP folgt später im Prozess, richtet sich nur noch an die aus dem RFI gebildete Shortlist und fragt ein konkretes, verbindliches Angebot auf Basis eines detaillierten Lastenhefts mit unternehmensspezifischen Anforderungen ab. Der RFI ist breiter und weniger tief, der RFP ist enger und deutlich detaillierter. In der Praxis erhalten laut Sectorlens-Projekterfahrung seit 2022 etwa 5 bis 8 Anbieter einen RFI, aber nur 2 bis 4 davon anschließend einen RFP.
Wie viele MES-Anbieter sollten einen RFI erhalten?
Nach Erfahrungswerten aus Sectorlens-Auswahlprojekten seit 2022 hat sich eine Longlist von 5 bis 8 Anbietern bewährt, die einen RFI erhalten. Eine kleinere Zahl birgt das Risiko, einen passenden Anbieter zu übersehen, eine deutlich größere Zahl erzeugt einen Auswertungsaufwand, der in keinem Verhältnis zum Erkenntnisgewinn steht. Die Longlist sollte vor dem RFI-Versand grob nach Branchenfokus, Unternehmensgröße und Fertigungsart, diskret oder prozessorientiert, vorgefiltert werden, damit keine offensichtlich ungeeigneten Anbieter Zeit auf beiden Seiten binden.
Wie lange dauert es, bis Anbieter einen RFI vollständig beantwortet haben?
Für eine vollständige, schriftliche Beantwortung sollten Unternehmen den Anbietern nach Sectorlens-Erfahrungswerten 2 bis 3 Wochen einräumen, insbesondere wenn der RFI wie diese Vorlage 40 bis 50 Einzelfragen über mehrere Kategorien umfasst. Anbieter mit einer eigenen Presales-Abteilung antworten häufig schneller, kleinere Anbieter oder solche mit stark ausgelasteten Vertriebsteams benötigen mitunter länger. Eine feste Rückantwortfrist im Anschreiben, verbunden mit einem konkreten Datum statt einer vagen Zeitangabe, erhöht die Rücklaufquote spürbar.
Muss ich allen Anbietern exakt dieselbe Fragenliste schicken?
Ja, das ist der zentrale Zweck eines RFI. Nur wenn alle Anbieter identische Fragen in identischer Reihenfolge erhalten, lassen sich die Antworten anschließend fair und ohne zusätzlichen Übersetzungsaufwand vergleichen. Unternehmensspezifische Detailfragen gehören nicht in den RFI, sondern in das nachgelagerte Lastenheft beziehungsweise den RFP, der sich nur noch an die Shortlist richtet. Wer den RFI für einzelne Anbieter abändert, verliert die Vergleichbarkeit, die der ganze Aufwand eigentlich erzeugen soll.
In welcher Phase des Auswahlprozesses kommt der RFI zum Einsatz?
Der RFI steht am Anfang des strukturierten Auswahlprozesses, direkt nach der internen Grobklärung der Anforderungen und der Erstellung einer Anbieter-Longlist. Er dient dazu, die Longlist auf eine belastbare Shortlist von typischerweise 2 bis 4 Anbietern zu verdichten. Erst danach folgen das detaillierte Lastenheft, der RFP, Anbieterpräsentationen und gegebenenfalls ein Proof of Concept. Wer diese Reihenfolge umkehrt und sofort mit ausführlichen Lastenheften an eine breite Anbieterliste herantritt, bindet unnötig viel internen Aufwand in einer frühen, noch unsicheren Phase.
Was ist der Unterschied zwischen einem RFI und einem Lastenheft?
Der RFI ist ein allgemeiner, anbieterübergreifender Fragebogen zur Vorauswahl, der ohne tiefes Wissen über die eigenen Prozesse beantwortbar ist. Ein Lastenheft dagegen beschreibt die eigenen, unternehmensspezifischen Anforderungen im Detail, etwa konkrete Prozessschritte, Schnittstellen zu bestehenden Systemen und Mengengerüste, und wird erst nach der RFI-Phase erstellt, wenn die Shortlist steht. Eine Anleitung zur Erstellung eines eigenen Lastenhefts findet sich unter MES-Lastenheft erstellen. Der RFI bereitet das Lastenheft vor, ersetzt es aber nicht.
Wie werden die RFI-Antworten der Anbieter am besten verglichen?
In der Praxis hat sich eine einfache Bewertungsmatrix bewährt, in der jede Frage aus dem RFI eine Zeile bildet und jeder Anbieter eine Spalte. Antworten werden dabei nicht nur als vorhanden oder fehlend markiert, sondern kurz danach bewertet, ob die Funktion als Standardmodul, als Individualentwicklung oder über einen Partner abgedeckt wird, denn das hat direkten Einfluss auf Preis und Implementierungsrisiko. Auffällig ausweichende oder unpräzise Antworten sollten separat vermerkt werden, um sie im nächsten Gespräch gezielt nachzufragen. Eine grobe Gewichtung der Kategorien, etwa nach Relevanz für die eigene Fertigungsart, erleichtert die Verdichtung auf eine Shortlist.
Was bedeutet die Kategorie „Funktionsumfang nach den elf MES-Kernfunktionen"?
Diese Kategorie orientiert sich am sogenannten MESA-11-Modell des Branchenverbands MESA International, das MES-Funktionen in elf Bereiche gliedert, etwa Ressourcenzuteilung, Feinplanung, Qualitätsmanagement oder Rückverfolgbarkeit. Wichtig für die Einordnung: Dieses Elf-Funktionen-Modell ist nicht wortgleich Teil des formalen ISA-95-Normtextes, sondern hat diesen historisch beeinflusst. Die Norm selbst, veröffentlicht als IEC 62264-3, gliedert Fertigungsbetriebsführung in vier MOM-Domänen: Produktion, Qualität, Instandhaltung und Material. Mehr zur genauen Abgrenzung erklärt die Seite ISA-95 und IEC 62264 erklärt. Für den RFI ist das MESA-11-Modell trotzdem praktisch, weil es in der Anbieterkommunikation im DACH-Raum breit etabliert ist.
Warum ist Integrationsfähigkeit ein eigener Fragenblock im RFI?
Ein MES steht nie isoliert, sondern muss laut ISA-95-Ebenenmodell Daten mit dem ERP auf Ebene 4 und mit Maschinen, SPS und SCADA-Systemen auf den Ebenen 1 und 2 austauschen. Fehlt eine belastbare Integrationsfähigkeit, entstehen im Betrieb manuelle Doppelerfassungen und Medienbrüche, die genau die Effizienzgewinne wieder auffressen, die ein MES eigentlich bringen soll. Deshalb fragt dieser Block gezielt nach unterstützten ERP-Schnittstellen, nach OPC-UA-Fähigkeit, dem in der Fertigung etablierten Standard IEC 62541, und nach den unterstützten Maschinenprotokollen. Weiterführende Details zu OPC UA speziell im MES-Kontext liefert die Seite OPC UA für MES.
Wie gehe ich mit unvollständigen oder ausweichenden RFI-Antworten um?
Eine unvollständige oder vage Antwort ist selbst schon eine relevante Information, sie deutet häufig darauf hin, dass eine Funktion nicht nativ vorhanden ist oder nur über kostenpflichtige Zusatzentwicklung realisiert wird. Sinnvoll ist es, solche Punkte nicht sofort auszuschließen, sondern in einer kurzen Nachfragerunde gezielt zu klären, bevor der Anbieter von der Shortlist gestrichen wird. Bleibt ein Anbieter auch nach konkreter Nachfrage vage, ist das ein starkes Signal für das spätere Vertragsrisiko. Wiederkehrende Ausweichmuster über mehrere Fragen einer Kategorie hinweg wiegen schwerer als eine einzelne unklare Antwort.
Ist ein ausgefüllter RFI für den Anbieter oder für uns rechtlich bindend?
Ein RFI ist grundsätzlich eine unverbindliche Informationsanfrage, keine Vertragsanbahnung im engeren Sinn und kein verbindliches Angebot. Verbindlich werden Zusagen des Anbieters erst, wenn sie explizit in ein Angebot, ein Pflichtenheft oder den späteren Vertrag übernommen werden. Trotzdem lohnt es sich, zentrale RFI-Antworten schriftlich festzuhalten und in der späteren Vertragsphase als Referenz heranzuziehen, falls ein Anbieter im Vertrag plötzlich von seinen RFI-Angaben abweicht. Verbindlich ist am Ende allein der unterschriebene Vertrag, die RFI-Antworten sind der dokumentierte Ausgangsstand der Verhandlung.
Eignet sich dieser RFI auch, wenn ich nur Cloud-Anbieter oder nur On-Premise-Lösungen vergleichen will?
Ja, die Vorlage ist bewusst deploymentneutral aufgebaut. Die Kategorie Architektur und Deployment fragt explizit ab, ob ein Anbieter Cloud, On-Premise oder Hybrid unterstützt, sodass sich aus den Antworten selbst filtern lässt, welche Anbieter zur gewünschten Deployment-Strategie passen. Wer von vornherein ausschließlich Cloud-Anbieter anschreiben möchte, kann die Longlist entsprechend vorfiltern und muss die Fragen selbst nicht anpassen. Ein Vergleich der beiden Betriebsmodelle im Detail findet sich unter Cloud-MES gegen On-Premise.
Wie unterscheidet sich der RFI von einer Anbieterpräsentation oder einem Proof of Concept?
Der RFI ist schriftlich, standardisiert und für alle Anbieter der Longlist identisch, eine Anbieterpräsentation dagegen ist ein mündliches, oft individuell gestaltetes Format, das erst nach der RFI-Auswertung mit der gebildeten Shortlist stattfindet. Ein Proof of Concept geht noch einen Schritt weiter und testet die Software an einem realen, begrenzten Anwendungsfall der eigenen Fertigung, meist erst kurz vor der endgültigen Vertragsentscheidung. Die drei Formate bauen aufeinander auf: der RFI zur Verdichtung der Longlist, Präsentation und RFP zur Vertiefung, der Proof of Concept zur finalen Absicherung der Entscheidung.
Was mache ich, wenn ein Anbieter den RFI trotz Frist nicht beantwortet?
Ein ausbleibender RFI ist selbst ein Signal, es deutet häufig auf begrenzte Vertriebskapazität, geringes Interesse am Projekt oder mangelnde Prozessreife beim Anbieter hin. Nach einer freundlichen Erinnerung mit neuer, kurzer Frist ist es in der Praxis sinnvoll, den Anbieter von der weiteren Auswahl auszuschließen, statt den Prozess für alle anderen Anbieter zu verzögern. Ausnahmen können sinnvoll sein, wenn ein Anbieter aus anderen Gründen, etwa als einziger Spezialist für die eigene Nische, unverzichtbar auf der Shortlist bleiben soll.
Wie unterstützt Find-Your-MES beim RFI-Prozess?
Find-Your-MES bietet mit dem kostenlosen Matching einen schnellen ersten Schritt, der aus der eigenen Unternehmens-URL in wenigen Minuten eine erste, datenbasierte Anbieter-Shortlist ableitet, die als Ausgangspunkt für die RFI-Longlist dienen kann. Für Unternehmen, die den gesamten Auswahlprozess begleitet durchlaufen möchten, bündelt das MES Selection Portal den RFI-Schritt zusammen mit Anforderungs-Workshop, Lastenheft und moderiertem Anbieter-Dialog in einem strukturierten Ablauf. Sectorlens berät zusätzlich persönlich und herstellerneutral, ohne Provision von MES-Anbietern zu erhalten.
Sie haben jetzt die 50 Fragen.
Unsicher, welche Antworten wirklich für Sie zählen?
Ein ausgefüllter RFI ist erst der Anfang, die eigentliche Arbeit ist die Bewertung und Priorisierung der Antworten für Ihre konkrete Fertigung. Diese drei Wege führen von der Fragenliste zu einer belastbaren Entscheidung.
Shortlist statt Longlist: die ersten 5 bis 8 Anbieter finden
URL eingeben, die KI analysiert Ihre Fertigung anhand öffentlicher Daten und gleicht sie gegen 64 Kriterien mit dem Anbietermarkt ab, das liefert die Longlist, die Sie mit diesem RFI anschreiben.
- Match-Score je Anbieter statt ungefilterter Namensliste
- Berücksichtigt Fertigungsart, Branche und Systemlandschaft
- Kein Formular, keine Registrierung
RFI-Auswertung und Lastenheft aus einer Hand
Das MES Selection Portal übernimmt Longlist, RFI-Versand, strukturierte Auswertung der Anbieterantworten und die Übersetzung in ein Lastenheft aus über 150 Anforderungen.
- Moderierter Anbieter-Dialog nach der RFI-Phase
- Bewertungsmatrix statt loser Excel-Tabelle
- Entscheidungsmatrix am Ende des Prozesses
Zweitmeinung zu Ihren RFI-Antworten
Sectorlens bewertet mit Ihnen gemeinsam, welche RFI-Antworten Substanz haben und welche Nachfragen sich lohnen, aus über 50 Projekten seit 2022, herstellerneutral, ohne Provision von Anbietern.
- Blick von außen auf ausweichende oder vage Antworten
- Einordnung, welche Lücken für Ihre Fertigung kritisch sind
- 30 Minuten Erstgespräch kostenlos und unverbindlich
Von 50 Fragen
zur passenden Antwort.
Sie kennen jetzt die Fragen. Das Matching zeigt in 6 Minuten, welche Anbieter überhaupt zu Ihrer Fertigung passen, bevor Sie den RFI verschicken.
