MES-Lastenheft erstellen: Struktur, Anforderungen und Bewertungsmatrix
Ein MES-Lastenheft ist das Dokument, mit dem ein Fertigungsunternehmen im DACH-Raum seine Anforderungen an ein Manufacturing Execution System (MES) beschreibt, bevor es Anbieter anspricht. Es entscheidet darüber, ob die eingehenden Angebote vergleichbar sind oder ob am Ende auf unterschiedlichen Annahmen kalkulierte Zahlen nebeneinanderstehen. Sectorlens hat seit 2022 über 50 Software-Auswahlprojekte begleitet. In der Mehrzahl der Fälle war das mitgebrachte Anforderungsdokument entweder aus dem Altsystem abgeschrieben oder so allgemein formuliert, dass jeder Anbieter guten Gewissens alles bestätigen konnte.
Diese Seite ist als Arbeitsunterlage gebaut, nicht als Übersicht: vollständige Kapitelstruktur, 60 Anforderungen im Wortlaut zum Übernehmen, eine Mengengerüst-Vorlage mit 24 Kenngrößen, eine durchgerechnete Bewertungsmatrix mit drei Angeboten und ein Zeitplan von Versand bis Zuschlag. Alles so konkret, dass eine Produktionsleitung damit am Montag arbeiten kann.
Lastenheft, Pflichtenheft, RFI, RFP.
Vier Dokumente, vier Zeitpunkte.
Diese vier Begriffe werden in MES-Projekten regelmäßig durcheinandergebracht, und zwar auf beiden Seiten des Tisches. Lastenheft und Pflichtenheft sind in DIN 69901-5, der Begriffsnorm zum Projektmanagement, definiert: Das Lastenheft ist die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers, das Pflichtenheft sind die vom Auftragnehmer daraus erarbeiteten Realisierungsvorgaben. RFI und RFP stammen dagegen aus der angelsächsischen Beschaffungspraxis und sind nicht genormt. Alle vier beschreiben keine Alternativen, sondern vier verschiedene Stationen desselben Auswahlprozesses.
| Dokument | Wer erstellt es | Was steht drin | Wann im Prozess |
|---|---|---|---|
| Lastenheft Auftraggeber |
Das Fertigungsunternehmen selbst. Federführend die Projektleitung, inhaltlich zuliefernd Produktion, Fertigungssteuerung, Qualitätssicherung, Instandhaltung und IT. | Anforderungen aus Sicht des Anwenders: Was das System leisten muss, unter welchen Randbedingungen, für welches Mengengerüst, in welcher Systemlandschaft. Priorisiert nach Muss, Soll und Kann. Ausdrücklich ohne Lösungsvorgabe. | Vor der Anbieteransprache. Es ist die Grundlage für den RFP und für den späteren Angebotsvergleich. Ohne Lastenheft gibt es keine gemeinsame Bewertungsbasis. |
| Pflichtenheft Auftragnehmer |
Der MES-Anbieter oder der Implementierungspartner, abgestimmt mit dem Auftraggeber und von diesem freigegeben. | Wie der Anbieter jede Anforderung des Lastenhefts umsetzt: Module, Konfiguration, kundenspezifische Anpassungen, Schnittstellenspezifikation mit Datenobjekten und Richtung, Testfälle und Abnahmekriterien. | Nach dem Zuschlag, vor dem Projektstart. Es wird in der Regel Vertragsbestandteil und ist die Referenz für die Abnahme. |
| RFI Marktsondierung |
Der Auftraggeber. Häufig als kurzer, standardisierter Fragebogen an eine breite Anbieterliste. | Request for Information: kurze Fragen zu Funktionsumfang, Fertigungsarten, Branchenerfahrung, Referenzkunden, Betriebsmodell, Unternehmensgröße und Support-Struktur. Keine Preisverhandlung, keine detaillierten Anforderungen. | Vor dem Lastenheft, wenn der Anbietermarkt noch unklar ist. Ergebnis ist eine Longlist, aus der eine Shortlist entsteht. |
| RFP Angebotsaufforderung |
Der Auftraggeber, an eine Shortlist von typischerweise drei bis fünf Anbietern. | Request for Proposal: das Lastenheft plus Verfahrensregeln, Abgabefrist, geforderte Angebotsstruktur, Preisblatt in vorgegebenem Format, Bewertungskriterien und Ablauf der Demo-Termine. | Nach der Fertigstellung und Freigabe des Lastenhefts. Ab hier läuft die Uhr für die Anbieter, und die Bewertungsmatrix muss bereits stehen. |
Die häufigste Verwechslung in der Praxis: Ein Anbieter schickt ein „Pflichtenheft“ vor dem Angebot und meint damit seinen eigenen Funktionskatalog. Das ist kein Pflichtenheft, sondern Produktmarketing. Ein Pflichtenheft kann es erst geben, wenn ein Lastenheft existiert, auf das es sich bezieht. Wer den Ablauf insgesamt sortieren will, findet ihn unter MES auswählen: Vorgehen, Kriterien und typische Fehler. Begriffe wie MES, MOM, BDE, MDE oder OEE sind im MES-Glossar definiert, die Abgrenzung der Systemebenen unter MES, ERP, SCADA und MOM in einer Systemlandschaft.
Die zehn Kapitel eines MES-Lastenhefts.
Und der Fehler, der in jedem lauert.
Diese Gliederung deckt ab, was ein MES-Anbieter braucht, um ein belastbares Angebot zu kalkulieren, und was Sie brauchen, um Angebote gegeneinanderzustellen. Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Erst der Kontext, dann die Anforderungen, dann die Randbedingungen, zuletzt die Spielregeln der Bewertung. Der Anforderungskatalog aus Kapitel 4 wird als separate Tabelle geführt, nicht als Fließtext.
| Kapitel | Was hineingehört | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| 1. Ausgangslage und Zielsetzung | Welches Problem heute Geld oder Termintreue kostet, welche messbare Verbesserung erwartet wird und wer den Nutzen verantwortet. Zielgrößen jeweils mit Ausgangswert und Zielwert, zum Beispiel Rüstzeitanteil, Nacharbeitsquote, Liefertermintreue oder Zeitaufwand für die Schichtauswertung. | „Digitalisierung der Fertigung“ als Ziel. Das ist nicht prüfbar, nicht bewertbar und wird von jedem Anbieter erfüllt. Ohne Ausgangswert lässt sich später auch kein Projekterfolg belegen. |
| 2. Unternehmens- und Fertigungsprofil | Fertigungsart (Einzel-, Auftrags-, Varianten-, Serien- oder Prozessfertigung), typische Losgrößen, Fertigungstiefe, Anzahl Arbeitsplätze und Werker, Schichtmodell, Standorte, Auftragsvolumen pro Tag, Saisonalität. | Nur Umsatz und Mitarbeiterzahl nennen. Der Anbieter kann daraus nicht ableiten, ob sein System zur Fertigungsart passt, und schätzt den Aufwand nach Bauchgefühl. |
| 3. Ist-Systemlandschaft | ERP mit Produktname, Release und Modulen, dazu PPS, CAQ, PDM oder PLM, Zeitwirtschaft, Leitsystem oder SCADA, vorhandene BDE- und MDE-Lösungen, Datenbanken, Middleware, Verzeichnisdienst. Je System die Angabe, ob es abgelöst, integriert oder unverändert bleibt. | „SAP“ ohne Angabe, ob S/4HANA oder ECC, ohne Modul und ohne Release-Stand. Der Integrationsaufwand ist damit nicht schätzbar, und im Projekt folgt der erste Nachtrag. |
| 4. Funktionale Anforderungen | Anforderungen entlang des Auftragsdurchlaufs, je Prozessschritt gruppiert, durchnummeriert, als prüfbares Ergebnis formuliert, mit Priorität Muss, Soll oder Kann und je Anforderung einem namentlich benannten Anforderer im Haus. | Alles auf Muss setzen. Der Anbieter kann nicht priorisieren, kalkuliert Customizing für Randfunktionen ein und das Angebot wird teurer, ohne besser zu werden. |
| 5. Technische Anforderungen und Schnittstellen | Betriebsmodell (On-Premise, Private Cloud, SaaS), Datenbank, Client-Technologie, Browser- und Terminalanforderungen, Single Sign-on, Verzeichnisdienst, Protokolle je Schnittstelle (OPC UA, REST, MQTT, Dateiaustausch) und je Schnittstelle Datenobjekt, Richtung und Frequenz. | Die Schnittstelle nur benennen. Ohne Datenobjekt, Richtung und Frequenz entstehen im Projekt Nachträge, weil beide Seiten etwas anderes gemeint haben. |
| 6. Maschinenpark und Anbindbarkeit | Maschinenliste mit Typ, Baujahr, Steuerung, vorhandener Schnittstelle, Netzwerkanbindung und den Signalen, die benötigt werden (Stückzahl, Betriebszustand, Störgrund, Prozesswerte). Dazu die Festlegung, welche Maschinen bewusst manuell erfasst bleiben. | Nur die Anzahl der Maschinen nennen. Die Anbindungskosten hängen an der Steuerungsgeneration und am Signalumfang, nicht an der Stückzahl. |
| 7. Regulatorik und Mitbestimmung | Branchenauflagen mit Nennung der Regelwerke, etwa EU-GMP Annex 11 und FDA 21 CFR Part 11 in Pharma oder IATF 16949 in der Automobilzulieferung, dazu Audit Trail, elektronische Signatur, Aufbewahrungsfristen, DSGVO-Anforderungen und die Vorgaben aus einer bestehenden oder geplanten Betriebsvereinbarung. | Den Betriebsrat erst nach der Anbieterauswahl einbinden. Die Aggregationsebene der Leistungsdaten ist dann bereits im Angebot festgeschrieben, und jede Änderung kostet extra. |
| 8. Mengengerüst und Skalierung | Nutzer getrennt nach Typ (Werker-Terminals, Named User, Planer, reine Auswertung), Anzahl Maschinen, Fertigungsaufträge und Buchungen pro Tag, Datenvolumen, Aufbewahrungsdauer. Jede Zahl zweimal: Ist-Wert heute und Planwert in fünf Jahren. | Kein Mengengerüst liefern. Jeder Anbieter kalkuliert dann mit eigenen Annahmen, und die Lizenz- und Infrastrukturkosten sind zwischen den Angeboten nicht vergleichbar. |
| 9. Projektrahmen und Termine | Wunschtermin für die Produktivsetzung, Zwischenmeilensteine, Rollout-Reihenfolge nach Standort oder Linie, verfügbare interne Kapazität in Personentagen je Rolle, Sperrzeiten wie Betriebsferien, Inventur oder Saisonspitze. | Einen Termin nennen, ohne die interne Kapazität zu beziffern. Verzögerungen entstehen in MES-Projekten überwiegend auf Kundenseite, weil Fachbereiche neben dem Tagesgeschäft zuarbeiten müssen. |
| 10. Bewertungs- und Zuschlagskriterien | Kriteriengruppen mit Gewichtung, Bewertungsskala mit definierten Punktwerten, Ablauf und Bewertung der Demo-Termine, Umgang mit Teilerfüllung, Regelung für Referenzgespräche, Zuschlagsregel und Verfahren bei Punktgleichstand. | Die Kriterien erst nach Angebotseingang festlegen. Die Gewichtung passt sich dann unbewusst dem Favoriten an, und die Entscheidung ist gegenüber Geschäftsführung und Betriebsrat nicht begründbar. |
Reihenfolge der Erarbeitung ist nicht gleich Reihenfolge im Dokument. In der Praxis entstehen Kapitel 2, 3 und 6 zuerst, weil sie reine Bestandsaufnahme sind und parallel von IT und Instandhaltung geliefert werden können. Kapitel 1 und 10 werden zuletzt geschrieben, aber vor dem Versand freigegeben. Für Fertigungen zwischen 50 und 500 Mitarbeitenden ist die Priorisierung unter MES für den Mittelstand beschrieben, die Kostenseite unter MES-Kosten und TCO.
48 Anforderungen im Wortlaut.
Kopieren, anpassen, priorisieren.
Das ist der Abschnitt, der Arbeit abnimmt. Die folgenden 48 Anforderungen sind so geschrieben, dass sie in einer Demo mit Ja oder Nein beantwortbar sind, und decken die acht Kategorien ab, die in einem MES-Anforderungskatalog regelmäßig gebraucht werden. Die Gliederung folgt den MES-Aufgaben nach VDI-Richtlinie 5600 Blatt 1 und dem Funktionsmodell aus IEC 62264, besser bekannt als ISA-95. Verstehen Sie die Liste als Grundgerüst, nicht als Vollständigkeitsversprechen: Ein Katalog für eine mittelständische Fertigung liegt in Sectorlens-Projekten bei 120 bis 250 Positionen (Sectorlens-Erhebung aus Auswahlprojekten seit 2022).
| ID | Anforderung im Wortlaut | Typische Priorität |
|---|---|---|
| A · Datenerfassung: Maschinen- und Betriebsdaten | ||
| 4.01 | „Das System erfasst je Fertigungsauftrag und Arbeitsgang Gutmenge, Ausschussmenge und Ausschussgrund. Der Ausschussgrund wird aus einem im Haus pflegbaren Katalog gewählt. Freitext ist zusätzlich möglich, ersetzt die Katalogauswahl aber nicht.“ | Muss |
| 4.02 | „Maschinenzustände werden automatisch mit Zeitstempel erfasst und mindestens in die Klassen Produktion, Rüsten, geplanter Stillstand und ungeplanter Stillstand eingeordnet. Die Klassifizierung ist ohne Anbieterunterstützung anpassbar.“ | Muss |
| 4.03 | „Ungeplante Stillstände ab einer im Haus konfigurierbaren Mindestdauer werden dem Werker zur Begründung vorgelegt. Nicht begründete Stillstände bleiben als solche gekennzeichnet und verfallen nicht.“ | Muss |
| 4.04 | „Die Bedienung am Erfassungsterminal ist mit Arbeitshandschuhen auf einem Touchdisplay ab 15 Zoll ohne Tastatur und ohne Maus möglich. Eine vollständige Rückmeldung ist in maximal drei Eingabeschritten abgeschlossen.“ | Soll |
| 4.05 | „Mehrmaschinenbedienung wird abgebildet. Ein Werker kann gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen angemeldet sein, und die Personenzeit wird nach einer im Haus festgelegten Regel auf die betroffenen Aufträge verteilt.“ | Soll |
| 4.06 | „Der Werker kann zu einer Störung ein Foto oder eine Sprachnotiz erfassen. Die Datei wird dem Störungsdatensatz zugeordnet und ist in der Störungsauswertung abrufbar.“ | Kann |
| B · Auftragssteuerung und Feinplanung | ||
| 4.07 | „Fertigungsaufträge werden aus dem ERP übernommen und mit Arbeitsgangfolge, Mengen, Terminen und Arbeitsplatzzuordnung im System geführt. Mengen- und Zeitrückmeldungen werden an das ERP zurückgemeldet.“ | Muss |
| 4.08 | „Der Fortschritt je Auftrag ist jederzeit ohne Batchlauf abrufbar und zeigt gefertigte Menge, Restmenge, laufenden Arbeitsgang und die aus dem Ist-Fortschritt errechnete voraussichtliche Fertigstellung.“ | Muss |
| 4.09 | „Die Auftragsreihenfolge je Arbeitsplatz ist durch die Fertigungssteuerung manuell veränderbar. Jede Änderung wird mit Benutzer, Zeitstempel und Grund protokolliert.“ | Soll |
| 4.10 | „Vor der Freigabe eines Auftrags an den Arbeitsplatz weist das System aus, ob Material, Werkzeug, NC-Programm und freigegebenes Prüfmittel verfügbar sind. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, ist die Freigabe nur mit dokumentierter Übersteuerung durch eine benannte Rolle möglich.“ | Soll |
| 4.11 | „Rüstzeiten werden über eine im Haus pflegbare Rüstmatrix nach Vorgänger- und Nachfolgeauftrag berücksichtigt, sodass rüstoptimierte Reihenfolgen vorgeschlagen werden können.“ | Soll |
| 4.12 | „Eine grafische Plantafel erlaubt das Verschieben von Aufträgen per Drag-and-drop und zeigt die Auswirkung auf den Endtermin des betroffenen Auftrags unmittelbar an.“ | Kann |
| C · Qualität und Rückverfolgbarkeit | ||
| 4.13 | „Prüfaufträge werden aus dem hinterlegten Prüfplan automatisch zum Arbeitsgang erzeugt und am Arbeitsplatz angezeigt. Ohne erfasstes Prüfergebnis ist die Rückmeldung des Arbeitsgangs nicht möglich.“ | Muss |
| 4.14 | „Messwerte werden mit Prüfmerkmal, Sollwert, Toleranz, verwendetem Prüfmittel und Prüfer gespeichert. Eine Grenzwertverletzung löst eine Meldung an eine konfigurierbare Empfängerrolle aus.“ | Muss |
| 4.15 | „Zu jeder gefertigten Einheit oder Charge sind eingesetztes Material mit Chargennummer, Maschine, Werkzeug, Personal und Prüfergebnisse rückverfolgbar. Die Auskunft ist in beide Richtungen möglich, vom Endprodukt zum Rohmaterial und umgekehrt.“ | Muss |
| 4.16 | „Regelkarten werden je Merkmal als Shewhart-Regelkarten nach ISO 7870-2 geführt. Die Prozessfähigkeitskennwerte cp und cpk werden je Merkmal und wählbarem Zeitraum berechnet und ausgewiesen.“ | Soll |
| 4.17 | „Bei Überschreitung einer Eingriffsgrenze wird die betroffene Menge gesperrt. Die Freigabe erfolgt ausschließlich durch eine benannte Rolle und wird mit Begründung protokolliert.“ | Soll |
| 4.18 | „Reklamationen werden mit Bezug auf Auftrag, Charge und Prüfergebnis erfasst und lassen sich im 8D-Format weiterverarbeiten und als Bericht ausgeben.“ | Kann |
| D · Instandhaltung | ||
| 4.19 | „Wartungsintervalle werden je Maschine wahlweise nach Kalenderzeit, Maschinenlaufzeit oder Stückzahl geführt und lösen bei Erreichen eine Wartungsmeldung an eine definierte Rolle aus.“ | Soll |
| 4.20 | „Eine Störungsmeldung aus der Fertigung erzeugt ohne Doppelerfassung einen Instandhaltungsauftrag mit Maschine, Störgrund, Meldezeitpunkt und Melder.“ | Soll |
| 4.21 | „Geplante Wartungen werden in der Feinplanung als Belegung des Arbeitsplatzes berücksichtigt, sodass in diesem Zeitraum keine Fertigungsaufträge eingeplant werden.“ | Soll |
| 4.22 | „Je Maschine sind Störungshäufigkeit, mittlere Zeit zwischen Ausfällen und mittlere Reparaturdauer über einen frei wählbaren Zeitraum auswertbar.“ | Soll |
| 4.23 | „Der Ersatzteilbestand ist je Maschine hinterlegt. Eine Entnahme im Instandhaltungsauftrag bucht den Bestand fort und löst bei Unterschreiten des Meldebestands eine Meldung aus.“ | Kann |
| 4.24 | „Wartungsanleitungen und Prüfprotokolle sind am Terminal der jeweiligen Maschine mit maximal zwei Bedienschritten abrufbar, ohne Suche im Dateisystem.“ | Kann |
| E · Integration und Schnittstellen | ||
| 4.25 | „Für die ERP-Anbindung besteht eine bei mindestens einem Referenzkunden produktiv genutzte Standardschnittstelle zu <ERP-Produkt, Release>. Je Datenobjekt sind Richtung, Auslöser und Übertragungsfrequenz im Angebot beschrieben.“ | Muss |
| 4.26 | „Die Maschinenanbindung erfolgt für Steuerungen mit entsprechender Unterstützung über OPC UA nach IEC 62541. Für jeden Steuerungstyp aus unserer Maschinenliste ohne OPC-UA-Server benennt der Anbieter den vorgesehenen Anbindungsweg und den Aufwand je Maschine.“ | Muss |
| 4.27 | „Das System stellt eine dokumentierte REST-Schnittstelle mit lesendem Zugriff auf Auftrags-, Melde- und Qualitätsdaten bereit. Die Schnittstellenbeschreibung liegt in maschinenlesbarer Form vor.“ | Soll |
| 4.28 | „Stammdaten für Artikel, Arbeitspläne, Arbeitsplätze und Personal werden führend im ERP gepflegt und automatisiert übernommen. Eine parallele Pflege im MES ist für diese Objekte nicht erforderlich.“ | Soll |
| 4.29 | „Fehlgeschlagene Übertragungen werden protokolliert, sind ohne Datenverlust wiederholbar anstoßbar und lösen nach einer konfigurierbaren Anzahl Fehlversuche eine Meldung an eine IT-Rolle aus.“ | Soll |
| 4.30 | „Maschinen, Terminals und MES-Server beziehen ihre Zeit aus einer gemeinsamen Zeitquelle. Abweichungen über eine definierte Toleranz hinaus werden erkannt und gemeldet.“ | Soll |
| F · Betrieb und Sicherheit | ||
| 4.31 | „Die Anmeldung erfolgt über den vorhandenen Verzeichnisdienst per Single Sign-on. An Shopfloor-Terminals ist zusätzlich eine Anmeldung per RFID-Ausweis ohne Passworteingabe möglich.“ | Muss |
| 4.32 | „Änderungen an Rollen, Berechtigungen und Systemparametern werden revisionssicher mit Benutzer, Zeitstempel sowie Vorher- und Nachher-Wert protokolliert. Das Protokoll ist durch Anwender und Administratoren nicht löschbar.“ | Muss |
| 4.33 | „Der Anbieter beschreibt das Netzwerkkonzept für die Trennung von Büro- und Produktionsnetz und ordnet alle Systemkomponenten den Zonen und Übergängen nach IEC 62443 zu.“ | Muss |
| 4.34 | „Sicherungen erfolgen automatisiert nach einem abgestimmten Plan. Der Anbieter benennt die Wiederanlaufzeit und den maximal tolerierten Datenverlust und weist eine vollständige Wiederherstellung einmal im Rahmen der Abnahme nach.“ | Soll |
| 4.35 | „Planbare Wartungsfenster des Anbieters liegen außerhalb unserer Schichtzeiten und werden mindestens zehn Arbeitstage vorher angekündigt.“ | Soll |
| 4.36 | „Der Fernzugriff des Anbieters auf Produktivsysteme erfolgt ausschließlich über einen von uns freigegebenen und protokollierten Zugang, der im Normalzustand deaktiviert ist.“ | Soll |
| G · Reporting und Kennzahlen | ||
| 4.37 | „Die Gesamtanlageneffektivität wird je Maschine, Linie, Schicht und Zeitraum nach den in ISO 22400-2 definierten Kennzahlen berechnet. Die Berechnungsvorschrift und die Behandlung geplanter Stillstände sind dokumentiert und im Haus einstellbar.“ | Muss |
| 4.38 | „Jede dargestellte Kennzahl lässt sich bis auf die zugrunde liegenden Einzelbuchungen aufreißen, ohne dass eine Anfrage an den Anbieter erforderlich ist.“ | Muss |
| 4.39 | „Die Schichtauswertung steht spätestens 15 Minuten nach Schichtende ohne manuellen Anstoß zur Verfügung.“ | Muss |
| 4.40 | „Berichte sind zeitgesteuert an definierte Empfängerkreise versendbar. Die Empfängerliste ist ohne Anbieterunterstützung im Haus pflegbar.“ | Soll |
| 4.41 | „Shopfloor-Monitore aktualisieren ihren Stand ohne Nutzeraktion. Die Darstellung ist aus 5 Metern Entfernung lesbar.“ | Soll |
| 4.42 | „Fachanwender können eigene Auswertungen über einen Berichtsdesigner erstellen und speichern, ohne SQL-Kenntnisse und ohne Anbieterunterstützung.“ | Kann |
| H · Mitbestimmung, Datenschutz und Dokumentation | ||
| 4.43 | „Personenbezogene Leistungsdaten werden nach einer im Haus konfigurierbaren Frist automatisch anonymisiert oder gelöscht. Die Frist ist je Datenart getrennt einstellbar.“ | Muss |
| 4.44 | „Der Anbieter dokumentiert je erfasster Datenart, welcher Personenbezug entsteht, welche Rollen darauf zugreifen können und wie lange die Daten vorgehalten werden. Die Aufstellung ist als Zulieferung zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DSGVO verwendbar.“ | Muss |
| 4.45 | „Der Anbieter stellt eine vollständige Beschreibung aller Auswertungen mit Personenbezug bereit, die als Anlage zu einer Betriebsvereinbarung verwendet werden kann.“ | Muss |
| 4.46 | „Auswertungen mit Personenbezug sind nur nach einem im System hinterlegten Vier-Augen-Prinzip aufrufbar. Jeder Aufruf wird protokolliert und ist dem Betriebsrat auf Anforderung darstellbar.“ | Soll |
| 4.47 | „Die Bedienoberfläche an Shopfloor-Terminals ist in den Sprachen <Sprachliste> verfügbar. Die Sprache ist je Benutzer einstellbar und wird bei der Anmeldung automatisch übernommen.“ | Soll |
| 4.48 | „Anwenderdokumentation und Schulungsunterlagen werden in deutscher Sprache und in bearbeitbarem Format übergeben, damit sie im Haus fortgeschrieben werden können.“ | Soll |
So arbeiten Sie mit dieser Liste. Gehen Sie die 48 Positionen einmal durch und streichen Sie jede, für die sich kein namentlicher Anforderer im Haus findet. Ergänzen Sie danach die Anforderungen aus Ihrer eigenen Prozessaufnahme, die hier nicht stehen können, weil sie fertigungsspezifisch sind. Ersetzen Sie jeden Platzhalter in spitzen Klammern und jede Mindestangabe durch Ihre eigenen Werte, sonst kalkuliert der Anbieter gegen unsere Beispielwerte statt gegen Ihre Fertigung. Die Priorisierung prüfen Sie zuletzt und einzeln: Jedes Muss verkleinert Ihr Anbieterfeld, und in Sectorlens-Projekten sind rund ein Drittel der ursprünglich als Muss markierten Positionen nach dieser Prüfung Soll geworden. Vertiefungen zu den einzelnen Kategorien stehen unter MDE und BDE in der Maschinen- und Betriebsdatenerfassung, Qualitätsmanagement im MES mit CAQ, SPC und Audit Trail, Produktionsplanung und Feinsteuerung mit MES und APS und OEE messen und steigern mit einem MES.
Sechs Fehler, die ein Lastenheft wertlos machen.
Alle sechs Fehler haben dasselbe Ergebnis: Am Ende liegen Angebote auf dem Tisch, die sich nicht vergleichen lassen, und die Entscheidung fällt nach Sympathie. Jeder Fehler ist hier mit Ursache, Folge und Gegenmaßnahme beschrieben. Die Gegenmaßnahmen kosten jeweils weniger als einen Tag Arbeit.
Aus dem Altsystem abgeschrieben statt aus dem Bedarf abgeleitet
Jemand geht die Funktionsliste der bestehenden BDE-Lösung oder der gewachsenen Excel-Landschaft durch und formuliert sie in Anforderungssätze um. Damit wird der Ist-Zustand konserviert, einschließlich der Umwege, die nur existieren, weil das Altsystem etwas nicht konnte.
Folge: Sie kaufen die Vergangenheit neu. Moderne Standardfunktionen, die den Umweg überflüssig machen würden, tauchen im Dokument gar nicht erst auf.
Gegenmaßnahme: Prozess zuerst- Jede Anforderung mit der Frage prüfen, welches Problem im Prozess sie löst
- Wer die Antwort nicht in einem Satz geben kann, streicht die Anforderung
- Prozessaufnahme vor Ort an der Linie, nicht am Schreibtisch aus dem Handbuch
Alles ist ein Muss
Muss, Soll und Kann werden vergeben, ohne dass jemand die Konsequenz eines Muss trägt. Weil niemand die eigene Anforderung zurückstufen will, landet am Ende nahezu jede Position in der höchsten Priorität.
Folge: Anbieter mit schlankem Standardumfang steigen aus, obwohl sie fachlich passen. Die verbleibenden kalkulieren Customizing für Randfunktionen ein. Der Preis steigt, der Nutzen nicht.
Gegenmaßnahme: Muss heißt Ausschluss- Vor der Priorisierung schriftlich festhalten: Muss bedeutet, ein Angebot ohne diese Funktion fällt aus der Wertung
- Die Muss-Liste danach noch einmal Zeile für Zeile durchgehen und vom Entscheidungsgremium bestätigen lassen
- Soll-Anforderungen mit einem Gewicht versehen, damit sie in der Bewertung wirklich zählen
Lösungen statt Anforderungen beschrieben
Im Dokument steht, wie es aussehen soll, nicht was erreicht werden soll: ein Dashboard mit Ampel, ein Button in einer bestimmten Maske, eine Tabelle mit festgelegten Spalten.
Folge: Anbieter, die dasselbe Ergebnis anders und oft eleganter lösen, erscheinen in der Matrix als Nichterfüller. Gleichzeitig kalkulieren Sie Customizing für etwas, das der Standard bereits abdeckt.
Gegenmaßnahme: Ergebnis statt Bildschirm- Anforderung als beobachtbares Ergebnis formulieren, die Umsetzung dem Anbieter überlassen
- Bedienbarkeit und Darstellung in der Demo bewerten, nicht im Lastenheft vorschreiben
- Ausnahme: harte Randbedingungen wie Lesbarkeit auf dem Shopfloor gehören als messbare Vorgabe hinein
Mengengerüst fehlt, Angebote werden unvergleichbar
Im Dokument steht nicht, wie viele Nutzer, Maschinen, Aufträge und Buchungen das System täglich verarbeiten soll und wie sich diese Zahlen in fünf Jahren entwickeln.
Folge: Jeder Anbieter setzt eigene Annahmen ein. Lizenzmodelle, Serverdimensionierung und Implementierungsaufwand basieren auf unterschiedlichen Grundlagen. Die Angebotssumme sagt dann nichts mehr aus, und die Differenz kommt als Nachforderung nach Vertragsschluss.
Gegenmaßnahme: Eine Tabelle für alle- Mengengerüst als verbindliche Tabelle mit Ist-Wert heute und Planwert in fünf Jahren
- Identisch an alle Anbieter, mit der Auflage, ausschließlich auf dieser Basis zu kalkulieren
- Preisblatt in vorgegebenem Format anfordern, damit die Positionen zeilenweise vergleichbar sind
Keine Bewertungskriterien vorab definiert
Die Matrix entsteht erst, wenn die Angebote schon auf dem Tisch liegen. Die Gewichtungen werden dann an dem gemessen, was die Angebote hergeben.
Folge: Der Anbieter, der in der Demo den besten Eindruck gemacht hat, gewinnt, und die Matrix liefert die nachträgliche Begründung. Gegenüber Geschäftsführung, Betriebsrat und interner Revision ist die Entscheidung damit nicht belastbar.
Gegenmaßnahme: Datum und Unterschrift- Kriteriengruppen, Gewichte und Bewertungsskala vor Versand des RFP festlegen
- Mit Datum dokumentieren und vom Entscheidungsgremium freigeben lassen
- Nachträgliche Änderungen nur mit schriftlicher Begründung und für alle Angebote gleichzeitig
Anforderungen ohne Verantwortlichen im Haus
Zu jeder Anforderung fehlt der Name der Person, die sie eingebracht hat, und der Name der Person, die sie in der Abnahme prüft. Die Spalte heißt bestenfalls „Fachbereich“.
Folge: In der Demo kann niemand beurteilen, ob die gezeigte Funktion die Anforderung wirklich erfüllt. Im Test fehlt der Prüfer. Nach dem Go-live stellt sich heraus, dass eine bezahlte Funktion niemandem gehört und niemand sie nutzt.
Gegenmaßnahme: Zwei Namensspalten- Spalte „Anforderer“ und Spalte „Abnahmeprüfer“ im Katalog, beide mit Personennamen
- Anforderungen ohne Namen werden vor dem Versand gestrichen oder zugeordnet
- Dieselben Personen bewerten die Anforderung in der Demo und im Abnahmetest
Anforderungen richtig formulieren.
Drei Regeln, je zwei Beispiele im Wortlaut.
Die Qualität eines Lastenhefts entscheidet sich auf Satzebene. Eine gut formulierte Anforderung lässt sich in der Demo mit Ja oder Nein beantworten, eine schlecht formulierte lädt zum Ausweichen ein. Die folgenden drei Regeln decken die Fälle ab, die in MES-Anforderungskatalogen am häufigsten schieflaufen. Die Beispiele sind so geschrieben, dass Sie sie übernehmen und auf Ihre Fertigung anpassen können.
Anforderung statt Lösung
Beschreiben Sie das geforderte Ergebnis und die Randbedingung, nicht die Bildschirmmaske. Wie das System das Ergebnis erzeugt, ist Sache des Anbieters und gehört in die Bewertung der Demo. Wer die Lösung vorschreibt, verhindert, dass der Standard genutzt wird, und bezahlt Customizing für ein bereits gelöstes Problem.
„Das System verfügt über ein Dashboard mit Ampelanzeige für den Maschinenstatus.“
„Das System weist je Maschine den aktuellen Betriebszustand aus und macht ungeplante Stillstände ab 5 Minuten ohne Nutzeraktion sichtbar. Die Statusdarstellung ist auf einem Shopfloor-Monitor aus 5 Metern Entfernung lesbar.“
Prüfbar statt schwammig
Eine Anforderung ist prüfbar, wenn zwei Personen unabhängig voneinander zum selben Urteil kommen, ob sie erfüllt ist. Adjektive wie schnell, einfach, flexibel, intuitiv oder benutzerfreundlich erfüllen dieses Kriterium nie. Ersetzen Sie jedes Adjektiv durch eine Zahl, eine Zeit, eine Anzahl von Schritten oder eine benannte Bedingung.
„Die Bedienung am Terminal muss einfach und schnell sein.“
„Die Rückmeldung von Gutmenge, Ausschussmenge und Ausschussgrund erfolgt am Terminal in maximal drei Eingabeschritten. Die Bedienung ist mit Arbeitshandschuhen auf einem Touchdisplay ab 15 Zoll möglich, ohne Tastatur und ohne Maus.“
Gewichtet statt gleichrangig
Ohne Priorität ist jede Anforderung gleich wichtig, und damit ist keine wichtig. Legen Sie die Bedeutung der Stufen einmal fest und wenden Sie sie konsequent an: Muss bedeutet Ausschluss des Angebots, Soll geht mit einem Gewicht in die Bewertung ein, Kann zählt nur bei Punktgleichstand. Die Stufe gehört in die Anforderung selbst, nicht in eine separate Legende.
„Alle Anforderungen in Kapitel 4 sind zwingend zu erfüllen.“
„Anforderung 4.17, Rückmeldung am Terminal ohne Serververbindung mit automatischer Nachlieferung: Muss. Ein Angebot ohne diese Funktion wird nicht gewertet. Anforderung 4.18, grafische Plantafel mit Drag-and-drop: Soll, Gewicht 3 von 5.“
Konvention für die Anforderungs-ID: Vergeben Sie eine ID nach dem Muster Kapitel.Nummer und ändern Sie sie nie wieder, auch nicht bei Umsortierung. Anbieter beziehen sich in Angebot, Demo-Protokoll und späterem Pflichtenheft auf diese ID. Wer im Review Zeilen einfügt und neu durchnummeriert, macht alle bereits abgegebenen Rückmeldungen unbrauchbar. Fachbegriffe, die in den Anforderungen vorkommen, sollten im Dokument einmal definiert oder auf eine gemeinsame Quelle wie das MES-Glossar verwiesen werden, damit Anbieter und Fachbereich dasselbe darunter verstehen. Für Schnittstellenanforderungen liefert OPC UA für MES die Formulierungsgrundlage, für ERP-Anbindungen die Seite MES-SAP-Integration.
Bewertungsmatrix aufbauen.
Acht Gruppen, gewichtet vor der Angebotssichtung.
Die Bewertungsmatrix ist der Teil des Lastenhefts, der am häufigsten fehlt und am stärksten wirkt. Sie legt fest, wonach entschieden wird, bevor jemand ein Angebot gesehen hat. Die folgenden acht Kriteriengruppen haben sich in Sectorlens-Auswahlprojekten bewährt. Die Gewichtungsangaben sind Spannen, keine festen Werte: Die von Ihnen gewählten Gewichte müssen in Summe 100 Prozent ergeben und zu Ihrer Ausgangslage passen.
| Kriteriengruppe | Gewichtung | Wie bewertet wird | Fallstrick |
|---|---|---|---|
| Funktionale Abdeckung | 25–35 % | Je Soll-Anforderung Punkte auf einer Skala von 0 bis 3: nicht vorhanden, nur über kundenspezifische Entwicklung, über Konfiguration, im Standard enthalten. Bewertet wird ausschließlich, was in der Demo an Ihren eigenen Testfällen gezeigt wurde. Muss-Anforderungen fließen nicht in die Punktzahl ein, sie entscheiden über Teilnahme oder Ausschluss. | Anbieter kreuzen im Anforderungskatalog „erfüllt“ an und meinen „mit Aufwand machbar“. Ohne Nachweis in der Demo ist die Punktzahl wertlos. Lassen Sie die Testfälle vorher schriftlich verschicken, damit alle dasselbe zeigen. |
| Fertigungsart-Passung | 10–20 % | Passung zu Ihrer Fertigungsart: Einzel-, Auftrags-, Varianten-, Serien- oder Prozessfertigung, typische Losgrößen, Rüstlogik, Chargen- oder Seriennummernführung, Mehrmaschinenbedienung. Bewertung anhand von benannten Referenzkunden mit vergleichbarer Fertigung, nicht anhand der Branchenliste auf der Website. | Eine Branchenliste sagt nichts über die Fertigungsart. „Automobilzulieferer“ kann Presswerk, Galvanik oder Kabelkonfektion bedeuten, mit völlig unterschiedlichen Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Rüstplanung. |
| Integrationsfähigkeit | 10–15 % | Vorhandene, produktiv genutzte Standardschnittstelle zu Ihrem konkreten ERP-Release. Maschinenanbindung über OPC UA oder vorhandene Treiber für Ihre Steuerungsgenerationen. Klar geregelte Verantwortung für die Schnittstellenpflege bei Release-Updates auf beiden Seiten. | Eine Zertifizierung bezieht sich auf eine Technologie, nicht auf Ihr Release und Ihren Prozess. Fragen Sie nach einem Referenzkunden mit demselben ERP-Stand und lassen Sie sich die Schnittstellendokumentation zeigen. |
| Betriebsmodell | 5–10 % | On-Premise, Private Cloud oder SaaS, jeweils mit Verfügbarkeitszusage, Lage der Wartungsfenster relativ zu Ihren Schichtzeiten, Rechenzentrumsstandort und dem dokumentierten Verhalten der Shopfloor-Funktionen bei Ausfall der Internetverbindung. | SaaS ohne Offline-Fähigkeit am Terminal stoppt die Rückmeldung bei jeder Leitungsstörung. Diese Eigenschaft gehört in die Muss-Anforderungen, nicht nur in die gewichtete Bewertung. |
| Anbieterstabilität und Support | 10–15 % | Eigentümerstruktur und Finanzierung, Entwicklung der Mitarbeiterzahl, Release-Zyklus und Wartungsdauer je Version, Support-Modell mit definierten Reaktionszeiten je Störungsklasse, deutschsprachiger Support innerhalb Ihrer tatsächlichen Schichtzeiten. | Ein Support-SLA „zu Geschäftszeiten“ hilft im Dreischichtbetrieb nicht. Und Reaktionszeit ist nicht Wiederherstellungszeit: Beide Werte müssen getrennt im Vertrag stehen. |
| Implementierungspartner und Referenzen | 10–15 % | Wer setzt tatsächlich um: Hersteller, zertifizierter Partner oder Subunternehmer. Namentlich benannte Projektleitung mit Verfügbarkeitszusage für Ihren Zeitraum. Zwei Referenzkunden mit vergleichbarem Mengengerüst, die zum Telefonat bereitstehen. | Im Angebot steht der Hersteller, umgesetzt wird über einen Partner mit anderer Auslastung und anderem Erfahrungsstand. Die Frage nach dem ausführenden Team gehört bereits in den RFP, nicht in die Vertragsverhandlung. |
| Kosten über fünf Jahre | 15–25 % | Lizenz oder Subskription, Implementierung, Schnittstellen, Maschinenanbindung, Hardware und Terminals, Wartung, Schulung, interne Personentage und die vertragliche Preisanpassungsklausel. Bewertet wird die Gesamtsumme über fünf Jahre in einem einheitlichen Preisblatt, nicht der Angebotspreis. | Der günstigste Einstiegspreis ist häufig das teuerste Fünfjahresmodell. Prüfen Sie Wartungssatz, Indexierung und die Preise für zusätzliche Nutzer, Maschinen und Standorte, bevor Sie die Summe bilden. |
| Risiko | 5–10 % | Abhängigkeit von einzelnen Personen auf Anbieterseite, Anteil kundenspezifischer Entwicklung am Gesamtumfang, Migrationsaufwand aus dem Altsystem, Exit-Fähigkeit über einen dokumentierten Datenexport, Auswirkung eines Systemausfalls auf die laufende Fertigung. | Risiko wird gern weggelassen, weil es die Entscheidung unbequem macht. Genau die Punkte, die hier fehlen, tauchen im Projekt wieder auf, dann aber ohne Verhandlungsspielraum. |
Die Gewichtung wird vor der Angebotssichtung festgelegt, nicht danach. Das ist die wichtigste Regel dieses Kapitels und die am häufigsten gebrochene. Wer die Gewichte erst setzt, nachdem die Angebote gelesen und die Demos gesehen wurden, passt sie unbewusst dem bereits bevorzugten Anbieter an. Das Ergebnis ist eine Matrix, die eine bereits getroffene Entscheidung nachträglich begründet. Halten Sie Kriteriengruppen, Gewichte und Bewertungsskala mit Datum fest, lassen Sie sie vom Entscheidungsgremium freigeben und legen Sie das Dokument dem RFP als Anlage bei. Anbieter, die wissen, wonach bewertet wird, liefern präzisere Angebote. Die vollständige Kriterienlogik inklusive der 64 Merkmale, die im Matching genutzt werden, ist unter MES auswählen beschrieben, die Marktübersicht unter MES-Anbietervergleich DACH 2026/2027.
Drei Angebote, 100 Gewichtungspunkte.
Und was passiert, wenn jemand die Gewichte verschiebt.
Die Matrix aus dem vorigen Abschnitt nützt nur etwas, wenn klar ist, wie aus Punkten eine Entscheidung wird. Das folgende Beispiel rechnet einen typischen Fall vollständig durch: mittelständische diskrete Fertigung, ein Standort, rund 60 anzubindende Maschinen, ERP-Anbindung erforderlich. Anbieter A, B und C sind erfunden und stehen für keinen realen Hersteller. Die Punktwerte dienen ausschließlich der Demonstration der Rechenlogik.
Schritt 0, vor jeder Punktvergabe: der Muss-Abgleich. Ein vierter Anbieter D lag ebenfalls vor. Sein Terminal puffert Rückmeldungen bei Verbindungsverlust nicht lokal, Anforderung 4.01 der Muss-Liste ist damit nicht erfüllt. Anbieter D wird vor der Bewertung ausgeschlossen, der Ausschluss wird mit Datum, Anforderungs-ID und Fundstelle im Angebot dokumentiert. Muss-Anforderungen erzeugen keine Punkte, sie entscheiden über Teilnahme. Wer sie mitbewertet, lässt einen Anbieter mit hoher Gesamtpunktzahl trotz fehlender Kernfunktion gewinnen.
| Kriteriengruppe | Gewicht | A Pkt. | A gew. | B Pkt. | B gew. | C Pkt. | C gew. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Funktionale Abdeckung | 30 | 3 | 90 | 2 | 60 | 2 | 60 |
| Fertigungsart-Passung | 15 | 2 | 30 | 3 | 45 | 2 | 30 |
| Integrationsfähigkeit | 12 | 3 | 36 | 2 | 24 | 1 | 12 |
| Betriebsmodell | 6 | 2 | 12 | 3 | 18 | 3 | 18 |
| Anbieterstabilität und Support | 10 | 3 | 30 | 2 | 20 | 2 | 20 |
| Implementierungspartner und Referenzen | 8 | 2 | 16 | 3 | 24 | 2 | 16 |
| Kosten über fünf Jahre | 14 | 1 | 14 | 2 | 28 | 3 | 42 |
| Risiko | 5 | 3 | 15 | 2 | 10 | 1 | 5 |
| Summe (Maximum 300) | 100 | – | 243 | – | 229 | – | 203 |
| Erfüllungsgrad | – | – | 81,0 % | – | 76,3 % | – | 67,7 % |
Elf Gewichtungspunkte verschoben.
Ein anderer Anbieter gewinnt.
Nach der Angebotssichtung meldet die Geschäftsführung, das Budget sei enger als gedacht, und bittet darum, die Kosten stärker zu gewichten. Die Kostengruppe steigt von 14 auf 25, die funktionale Abdeckung sinkt von 30 auf 19. Alle Punktwerte bleiben unverändert, keine einzige Bewertung wird angefasst. Das Ergebnis kippt trotzdem.
| Kriteriengruppe | Gewicht vorher | Gewicht nachher | A gew. | B gew. | C gew. |
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionale Abdeckung | 30 | 19 | 57 | 38 | 38 |
| Kosten über fünf Jahre | 14 | 25 | 25 | 50 | 75 |
| Sechs übrige Gruppen (unverändert) | 56 | 56 | 139 | 141 | 101 |
| Neue Summe | 100 | 100 | 221 | 229 | 214 |
| Rangfolge vorher → nachher | – | – | 1 → 2 | 2 → 1 | 3 → 3 |
Was dieses Beispiel zeigt. Erstens: Eine Verschiebung von elf Prozentpunkten zwischen zwei Gruppen dreht das Ergebnis, ohne dass ein einziges Angebot neu bewertet wurde. Genau deshalb gehört die Gewichtung vor den Versand des RFP und mit Datum und Freigabe in die Akte. Zweitens: Der Abstand zwischen A und B beträgt in der Ausgangsrechnung 14 von 300 Punkten, also 4,7 Prozent. Als Faustregel aus Sectorlens-Projekten gilt: Liegen zwei Anbieter unter 5 Prozent des Maximums auseinander, hat die Matrix nicht entschieden. Dann entscheiden Referenzgespräche mit Kunden vergleichbarer Fertigungsart, das Ergebnis der Demo an Ihren eigenen Testfällen und die Frage, wer das Projekt tatsächlich umsetzt. Drittens: Rechnen Sie die Sensitivität bewusst durch, bevor Sie die Entscheidungsvorlage schreiben. Verschieben Sie testweise jede Gruppe um fünf Punkte und prüfen Sie, ob die Rangfolge stabil bleibt. Eine stabile Rangfolge ist ein Argument, ein instabiles Ergebnis ist ein Auftrag zum Nachfassen. Die Kostenseite, die in dieses Beispiel eingeht, ist unter MES-Kosten und TCO über fünf Jahre aufgeschlüsselt, die Marktseite unter MES-Anbietervergleich DACH 2026/2027.
Mengengerüst-Vorlage.
24 Zahlen, ohne die kein Angebot vergleichbar ist.
Das Mengengerüst ist die am häufigsten fehlende Anlage eines MES-Lastenhefts und gleichzeitig die, die über die Vergleichbarkeit der Angebotssummen entscheidet. Fehlt sie, kalkuliert jeder Anbieter mit eigenen Annahmen zu Nutzerzahl, Anbindungsaufwand und Serverlast, und die Differenz taucht nach Vertragsschluss als Nachforderung wieder auf. Übernehmen Sie die folgende Tabelle als eigenständige Anlage, füllen Sie beide Wertspalten aus und versenden Sie sie unverändert an alle Anbieter, mit der Auflage, ausschließlich auf dieser Basis zu kalkulieren.
| Kenngröße | Einheit und Ausprägung | Ist heute | Plan in 5 Jahren | Wofür der Anbieter die Zahl braucht |
|---|---|---|---|---|
| Struktur und Standorte | ||||
| Standorte und Werke | Anzahl, je Land | eintragen | eintragen | Mandantenfähigkeit, Lizenzmodell, Rollout-Reihenfolge, Rechenzentrumsstandort |
| Fertigungsbereiche und Linien | Anzahl je Standort | eintragen | eintragen | Tiefe der Werksmodellierung, Aufwand für die Stammdatenanlage |
| Arbeitsplätze gesamt | Anzahl | eintragen | eintragen | Bezugsgröße für Terminal-, Lizenz- und Schulungsbedarf |
| Schichtmodell | Schichten pro Tag, Tage pro Woche | eintragen | eintragen | Servicezeiten, Lage der Wartungsfenster, SLA-Kalkulation |
| Maschinen nach Anbindbarkeit: der größte Kostentreiber | ||||
| Maschinen mit eigenem OPC-UA-Server | Anzahl | eintragen | eintragen | Standardanbindung mit dem geringsten Aufwand je Maschine |
| Maschinen mit proprietärer Steuerung ohne OPC UA | Anzahl je Steuerungstyp und Baujahr | eintragen | eintragen | Treiber- oder Gatewaybedarf. Hier entsteht die größte Spreizung zwischen Angeboten |
| Maschinen ohne nutzbaren Signalabgriff | Anzahl | eintragen | eintragen | Retrofit mit Sensorik, Elektroaufwand, Stillstandszeit für die Nachrüstung |
| Bewusst manuell erfasste Arbeitsplätze | Anzahl | eintragen | eintragen | Abgrenzung nach oben. Verhindert, dass der Anbieter den gesamten Park einkalkuliert |
| Signale je angebundener Maschine | Anzahl Tags, Abtastrate in Sekunden | eintragen | eintragen | Netz- und Datenbanklast, Dimensionierung der Historisierung |
| Arbeitsplätze und Nutzer nach Rolle | ||||
| Erfassungsterminals im Shopfloor | Anzahl, Bauform, Schutzart | eintragen | eintragen | Hardware, Terminal-Lizenzen, Installations- und Verkabelungsaufwand |
| Shopfloor-Monitore ohne Eingabe | Anzahl | eintragen | eintragen | Häufig eigene, günstigere Lizenzklasse. Wird ohne Angabe als Vollnutzer gerechnet |
| Named User Planung und Fertigungssteuerung | Anzahl | eintragen | eintragen | Höchste Lizenzklasse, meist inklusive Plantafel und Auftragseingriff |
| Named User Qualität, Instandhaltung, Arbeitsvorbereitung | Anzahl je Bereich | eintragen | eintragen | Modulzuordnung der Lizenzen, Schulungsumfang |
| Reine Auswertungszugriffe, nur lesend | Anzahl | eintragen | eintragen | Oft deutlich günstiger. Ohne Ausweis werden sie als Vollnutzer kalkuliert |
| Werker mit Terminalanmeldung je Schicht | Anzahl, Spitze und Durchschnitt | eintragen | eintragen | Grundlage für Concurrent-User-Modelle und für die Auslegung der Anmeldelast |
| Transaktionsvolumen | ||||
| Fertigungsaufträge pro Tag | Anzahl, Spitze und Durchschnitt | eintragen | eintragen | Schnittstellenlast zum ERP, Dimensionierung der Auftragsverwaltung |
| Arbeitsgänge je Auftrag | Durchschnitt | eintragen | eintragen | Multiplikator für das Buchungsvolumen |
| Buchungen pro Schicht | Anzahl Mengen-, Zeit- und Störungsbuchungen | eintragen | eintragen | Systemlast, Antwortzeitzusage, Serverdimensionierung |
| Prüfmerkmale pro Tag | Anzahl Messwerte | eintragen | eintragen | Auslegung des Qualitätsmoduls und der Regelkartenberechnung |
| Artikelstammsätze und aktive Arbeitspläne | Anzahl | eintragen | eintragen | Aufwand für Stammdatenmigration und laufende Synchronisation |
| Daten, Aufbewahrung und Migration | ||||
| Erwartetes Datenvolumen pro Jahr | Gigabyte | eintragen | eintragen | Speicher, Sicherungskonzept, bei SaaS häufig preisbildend |
| Aufbewahrungsdauer je Datenart | Jahre, getrennt nach Betriebs-, Qualitäts- und Personendaten | eintragen | eintragen | Archivkonzept, Lizenz für eine Archivinstanz, Löschregeln nach DSGVO |
| Aus dem Altsystem zu migrierende Historie | Jahre und Gigabyte, je Datenart | eintragen | eintragen | Migrationsaufwand. Häufig der größte einzelne Posten neben der Maschinenanbindung |
| Sprachen an Terminals und in Berichten | Liste | eintragen | eintragen | Lokalisierungsaufwand, Verfügbarkeit der Oberfläche in der jeweiligen Sprache |
Drei Regeln für das Ausfüllen. Erstens: Keine Zahl schätzen, ohne die Quelle zu notieren. Ergänzen Sie eine sechste Spalte „Quelle im Haus“ und tragen Sie ein, woher der Wert stammt, etwa ERP-Auswertung, Instandhaltungsliste, IT-Inventar oder Zählung an der Linie. Im Projekt wird jede dieser Zahlen mindestens einmal angezweifelt, und ohne Quelle beginnt die Diskussion von vorn. Zweitens: Die Maschinenliste gehört als eigene Anlage dazu, mit Typ, Baujahr, Steuerung, vorhandener Schnittstelle und den benötigten Signalen je Maschine. Die drei Zeilen zur Anbindbarkeit sind nur die Zusammenfassung. Drittens: Der Planwert in fünf Jahren ist keine Formalie. Er entscheidet, ob Sie ein Lizenzmodell wählen, das mit Ihnen wächst, oder eines, das beim zweiten Werk neu verhandelt wird. Wie sich Mengengerüst und Lizenzmodell auf die Fünfjahreskosten auswirken, steht unter MES-Kosten und TCO. Für Fertigungen zwischen 50 und 500 Mitarbeitenden sind typische Größenordnungen unter MES für den Mittelstand beschrieben, die Anbindungsseite unter OPC UA für MES.
Vom leeren Blatt zum RFP.
Sechs Schritte, 8 bis 10 Wochen.
Der Ablauf setzt voraus, dass die Beteiligten neben dem Tagesgeschäft arbeiten. Alle Dauerangaben sind Sectorlens-Erfahrungswerte aus MES-Auswahlprojekten in der DACH-Fertigung und keine allgemeingültigen Kennzahlen. Wer einen vorformulierten Anforderungskatalog als Grundlage nutzt, verkürzt vor allem Schritt 3 deutlich.
Zieldefinition und Rahmen
Ausgangsproblem benennen, messbare Zielgrößen mit Ist- und Zielwert festlegen, Budgetrahmen und Wunschtermin fixieren. Projektleitung benennen und das Entscheidungsgremium besetzen.
Prozessaufnahme im Shopfloor
Den Auftragsdurchlauf vom Fertigungsauftrag bis zur Rückmeldung an zwei bis drei Linien vor Ort aufnehmen, jeweils gemeinsam mit Schichtführung und Werkern. Medienbrüche, Insellösungen und Doppelerfassungen protokollieren.
Anforderungen formulieren
Anforderungen je Prozessschritt aufnehmen, durchnummerieren und als prüfbares Ergebnis formulieren, nicht als Lösungsvorgabe. Je Anforderung einen Anforderer und einen Abnahmeprüfer mit Namen eintragen.
Priorisieren und Mengengerüst
Muss, Soll und Kann vergeben und die Muss-Liste als Ausschlusskriterien schriftlich bestätigen lassen. Mengengerüst für Nutzer, Maschinen, Aufträge und Buchungen als Ist-Wert heute und Planwert in fünf Jahren beziffern.
Bewertungsmatrix beschließen
Kriteriengruppen, Gewichtungen und Bewertungsskala festlegen, mit Datum dokumentieren und durch das Entscheidungsgremium freigeben lassen, bevor der erste Anbieter angesprochen wird.
Freigabe und Versand als RFP
Lastenheft durch Fachbereiche, IT, Betriebsrat und Geschäftsführung freigeben lassen, um Verfahrensregeln, Fristen und geforderte Angebotsstruktur ergänzen und an die Shortlist versenden.
Was nach dem Versand kommt. Rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen Angebotsfrist, einer Runde schriftlicher Rückfragen, die allen Anbietern gleichzeitig beantwortet wird, und je Anbieter einem halben bis ganzen Demo-Tag an Ihren eigenen Testfällen. Erst danach wird die Matrix ausgefüllt. Wie es nach dem Zuschlag weitergeht, mit Phasen, Rollen und Erfolgsfaktoren, steht unter MES einführen. Wenn ein bestehendes System abgelöst wird, gehören die Punkte aus MES wechseln und migrieren zusätzlich in Kapitel 3 und in die Risikobewertung.
Vom Versand bis zum Zuschlag.
18 bis 20 Wochen, Frist für Frist.
Mit dem Versand des RFP endet der Teil, den Sie allein steuern. Ab hier hängt der Terminplan von Fristen ab, die Sie setzen, und von Kapazität, die Anbieter und Ihr eigenes Gremium bereitstellen müssen. Die folgende Vorlage nennt jede Station mit Verantwortlichem und einer belastbaren Regelfrist in Arbeitstagen ab Versand. Alle Fristangaben sind Sectorlens-Erfahrungswerte aus MES-Auswahlprojekten in der DACH-Fertigung seit 2022 und keine normativen Vorgaben. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten stattdessen die Mindestfristen des Vergaberechts.
| Arbeitstage ab Versand | Station | Verantwortlich | Warum genau diese Frist |
|---|---|---|---|
| Tag 0 | RFP an die Shortlist versenden | Projektleitung | Alle Anbieter erhalten dasselbe Paket zur selben Uhrzeit: Lastenheft, Anforderungskatalog, Mengengerüst, Maschinenliste, Preisblattvorlage, Verfahrensregeln, Bewertungskriterien mit Gewichtung. |
| Tag 3 | Teilnahmeerklärung und Empfangsbestätigung | Anbieter | Sie erfahren früh, wer nicht anbietet. Springt einer von drei Anbietern ab, bleibt Zeit, einen weiteren aus der Longlist nachzuziehen, ohne den Endtermin zu verlieren. |
| bis Tag 10 | Frist für schriftliche Rückfragen | Anbieter | Zehn Arbeitstage reichen, damit ein Anbieter das Dokument fachlich durcharbeitet. Eine kürzere Frist führt dazu, dass Lücken erst im Angebot als Annahme auftauchen. |
| Tag 15 | Sammelantwort an alle Anbieter gleichzeitig | Projektleitung, Fachbereiche | Alle Fragen anonymisiert, alle Antworten an alle. Das ist der einzige Weg, Chancengleichheit zu wahren und spätere Einwände gegen die Vergabe zu vermeiden. Ergänzungen werden als versionierter Nachtrag zum Lastenheft geführt. |
| Tag 25 bis 30 | Angebotsabgabe | Anbieter | Insgesamt vier bis sechs Wochen ab Versand, mindestens aber zehn Arbeitstage nach der Sammelantwort. Wer weniger gibt, erhält Angebote mit Pauschalpositionen und Vorbehalten statt kalkulierter Zahlen. |
| Tag 30 bis 35 | Formale Prüfung und Muss-Abgleich | Projektleitung | Vollständigkeit, Preisblattformat, Vorbehalte. Danach der Muss-Abgleich mit dokumentiertem Ausschluss je Anforderungs-ID. Erst danach beginnt die Punktvergabe. |
| Tag 35 bis 55 | Demo-Termine an eigenen Testfällen | Anbieter, Fachbereiche, Betriebsrat | Ein halber bis ganzer Tag je Anbieter, höchstens zwei Termine pro Woche. Die Testfälle gehen mindestens zehn Arbeitstage vorher an alle. Bewertet wird noch am selben Tag, sonst verschwimmen die Eindrücke. |
| Tag 55 bis 62 | Referenzgespräche | Projektleitung, Produktion | Zwei Referenzkunden je Anbieter der Endauswahl, mit vergleichbarer Fertigungsart und vergleichbarem Mengengerüst. Termine mit Produktionsleitungen brauchen zwei Wochen Vorlauf, nicht zwei Tage. |
| Tag 62 bis 67 | Matrix auswerten und Sensitivität prüfen | Projektleitung | Punkte zusammenführen, Gewichte testweise um fünf Punkte verschieben und prüfen, ob die Rangfolge hält. Ergebnis ist die Entscheidungsvorlage mit Begründung je Kriteriengruppe. |
| Tag 67 bis 72 | Freigabe im Gremium, Information des Betriebsrats | Entscheidungsgremium | Eine Woche einplanen, nicht einen Termin. Rückfragen aus der Geschäftsführung führen regelmäßig zu einer zweiten Runde, und der Betriebsrat braucht Zeit für die Prüfung der Auswertungsfunktionen. |
| Tag 72 bis 90 | Vertragsverhandlung und Zuschlag | Einkauf, Recht, Projektleitung | Leistungsumfang, SLA, Preisanpassungsklausel, Exit-Regelung und der Rahmen für das Pflichtenheft. Absagen an nicht berücksichtigte Anbieter erst nach Vertragsunterschrift, nicht davor. |
| Summe | Versand bis Vertragsunterschrift | – | Rund 90 Arbeitstage, also 18 bis 20 Kalenderwochen. Zusammen mit 8 bis 10 Wochen für die Erstellung des Lastenhefts sind das etwa sieben bis acht Monate von der Zieldefinition bis zum unterschriebenen Vertrag. |
Rückwärts planen, nicht vorwärts hoffen. Setzen Sie den Wunschtermin für die Produktivsetzung an und rechnen Sie zurück: Projektlaufzeit ab Vertragsstart, dann 18 bis 20 Wochen Ausschreibung, dann 8 bis 10 Wochen Lastenheft. Wer im September produktiv gehen will und im März startet, hat den Termin bereits verloren, bevor die erste Zeile geschrieben ist. Zwei Sperrzeiten kosten in der DACH-Fertigung regelmäßig drei bis fünf Wochen: Betriebsferien im Sommer und die Wochen um den Jahresabschluss. Ein RFP, der Anfang Juli versendet wird, erhält Angebote im September. Legen Sie den Versand bewusst in die erste Septemberhälfte oder in den Januar. Reservieren Sie außerdem die Demo-Tage im Kalender des Gremiums, bevor der RFP hinausgeht. Terminfindung nach Angebotseingang ist der häufigste Grund, warum aus 20 Wochen 30 werden. Was nach dem Zuschlag folgt, mit Phasen, Rollen und Erfolgsfaktoren, steht unter MES einführen: Phasen, Rollen und Erfolgsfaktoren. Läuft parallel eine Ablösung, gehören die Punkte aus MES wechseln und migrieren in den Zeitplan, weil Altsystem und Neusystem eine Zeit lang parallel laufen.
Zwölf Anforderungen, die in fast jedem MES-Lastenheft fehlen.
Mit Formulierung zum Übernehmen.
Diese zwölf Punkte tauchen in Anforderungskatalogen selten auf, weil sie nicht im Tagesgeschäft sichtbar sind. Bemerkbar machen sie sich erst nach dem Go-live, dann aber als Nachtrag, als Konflikt mit dem Betriebsrat oder als Stillstand in der Nachtschicht. Jeder Punkt enthält die Begründung und einen Formulierungsvorschlag, den Sie in Ihren Katalog übernehmen und auf Ihre Zahlen anpassen können.
Verhalten bei Netzwerkausfall am Terminal
Bei einer Leitungsstörung stoppt die Rückmeldung, wenn das Terminal keine lokale Pufferung hat. In der Demo fällt das nie auf, weil dort das Netz steht. Im Dreischichtbetrieb entscheidet dieser Punkt darüber, ob eine Störung im Netzwerk zu einem Datenloch in der Fertigung wird.
„Das Erfassungsterminal nimmt Rückmeldungen von Mengen, Zeiten und Störgründen auch ohne Verbindung zum Server entgegen und speichert sie lokal. Die Pufferdauer ohne Datenverlust beträgt mindestens eine volle Schicht.“
Nachlieferung von Daten nach Verbindungsabriss
Pufferung allein reicht nicht. Entscheidend ist, ob die gepufferten Buchungen automatisch, in richtiger Reihenfolge und mit dem ursprünglichen Zeitstempel nachgeliefert werden. Wird der Zeitstempel der Übertragung verwendet, sind Rüst- und Laufzeiten der betroffenen Schicht unbrauchbar.
„Nach Wiederherstellung der Verbindung überträgt das Terminal alle gepufferten Buchungen automatisch mit dem Original-Zeitstempel der Erfassung. Doppelbuchungen werden systemseitig erkannt und verhindert. Ein manueller Anstoß durch den Werker ist nicht erforderlich.“
Mandantenfähigkeit für spätere Standorte
Das erste Werk ist selten das letzte. Ohne Mandantenfähigkeit wird der zweite Standort zur zweiten Installation mit doppelter Stammdatenpflege, doppeltem Betriebsaufwand und getrennter Auswertung. Nachträglich lässt sich das nur mit einem Migrationsprojekt korrigieren.
„Das System bildet mehrere Werke in einer Installation ab, mit werksspezifischen Stammdaten, gemeinsamer Artikelstammdatenbasis und werksübergreifender Auswertung. Die Konditionen für die Aufnahme weiterer Standorte sind im Angebot beziffert.“
Exportformate für Ad-hoc-Auswertungen
Jede Auswertung, die das Standardreporting nicht abdeckt, wird sonst zur kostenpflichtigen Anforderung beim Anbieter. Genau diese Auswertungen entstehen im Alltag laufend, etwa für ein Kundenaudit, eine Reklamation oder eine Investitionsentscheidung.
„Jede im System dargestellte Liste und Auswertung ist durch den Fachanwender ohne Anbieterunterstützung nach CSV und XLSX exportierbar. Zusätzlich besteht lesender Zugriff auf die Auswertungsdaten über eine dokumentierte Datenbanksicht oder eine REST-Schnittstelle.“
Aggregationsebene der Leistungsdaten
Ein MES erfasst Daten, die zur Überwachung von Leistung und Verhalten geeignet sind. In Deutschland besteht dafür nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht. Ist die Aggregationsebene nicht konfigurierbar, blockiert die Betriebsvereinbarung später Funktionen, die bereits bezahlt sind.
„Die Auswertung von Leistungsdaten ist je Auswertungstyp und Rolle auf eine konfigurierbare Aggregationsebene (Person, Gruppe, Schicht, Linie) einstellbar. Die Einstellung ist protokolliert und ausschließlich durch eine benannte Rolle änderbar.“
Aufbewahrung und Archivierung nach Systemwechsel
Nachweispflichten aus Kundenverträgen, Produkthaftung oder Branchenregulierung enden nicht mit dem Systemwechsel. Wer dafür keine Regelung trifft, betreibt das Altsystem jahrelang als reine Leseinstanz weiter, inklusive Lizenz, Server und Sicherheitspflege.
„Der Anbieter beschreibt, in welchem dokumentierten Format Produktions-, Qualitäts- und Rückverfolgbarkeitsdaten exportiert und außerhalb des Systems über die vereinbarte Aufbewahrungsfrist hinaus lesbar archiviert werden können.“
Testsystem und Schulungsumgebung
Ohne getrennte Umgebungen wird jede Konfigurationsänderung und jede Schulung im Produktivsystem durchgeführt. Neue Mitarbeitende buchen dann auf echte Aufträge, und ein Konfigurationsfehler trifft die laufende Schicht. Die Lizenzkosten dafür tauchen sonst erst nach Vertragsschluss auf.
„Zum Lieferumfang gehören eine Test- und eine Schulungsumgebung mit identischem Funktionsstand. Das Zurückspielen des Produktivdatenstands in die Testumgebung ist ohne Anbieterunterstützung möglich. Lizenzkosten für beide Umgebungen sind im Angebot ausgewiesen.“
Rollen- und Berechtigungskonzept
Ein MES enthält Auftragsdaten, Qualitätsdaten, Kalkulationsgrundlagen und Personendaten in einem System. Ohne feingranulare Rechte sieht der Springer aus der Nachbarlinie die Leistungsdaten der Kollegen, und die Reklamationsdaten stehen dem gesamten Werk offen.
„Berechtigungen sind rollenbasiert und je Funktion, Datenobjekt und Organisationseinheit vergebbar. Rollen sind durch einen benannten Administrator im Haus ohne Anbieterunterstützung anlegbar und änderbar. Alle Änderungen sind revisionssicher protokolliert.“
Verantwortung für Schnittstellenpflege bei Updates
Die teuerste offene Frage nach dem Go-live. Wenn das ERP ein Release-Update erhält oder eine Maschinensteuerung getauscht wird, muss geklärt sein, wer die Schnittstelle anpasst, in welcher Frist und zu wessen Lasten. Ungeregelt wird daraus ein Angebot mit Tagessätzen.
„Der Anbieter benennt, welche Schnittstellen Standardprodukt und welche projektspezifisch sind. Für Standardschnittstellen ist die Anpassung an unterstützte Release-Stände des Zielsystems im Wartungsvertrag enthalten. Für projektspezifische Schnittstellen ist der Aufwand je Anpassung im Angebot beziffert.“
Reaktionszeiten im Störfall
Ein Stillstand des MES ist ein Stillstand der Rückmeldung, in Bereichen mit Werkerführung oder Prüfmittelfreigabe auch ein Stillstand der Fertigung. Ein Standard-SLA deckt in der Regel nur Geschäftszeiten ab, was bei Nacht- und Wochenendschichten nicht ausreicht.
„Für die Störungsklasse 1, Produktion steht, gilt eine Reaktionszeit von maximal einer Stunde innerhalb der vereinbarten Servicezeit. Die Servicezeit deckt die Schichtzeiten des Werks einschließlich Nacht- und Wochenendschichten ab. Reaktionszeit und Wiederherstellungszeit sind getrennt ausgewiesen.“
Migrationsunterstützung bei späterem Anbieterwechsel
Exit-Fähigkeit lässt sich nicht mehr verhandeln, wenn der Vertrag läuft. Der einzige Moment mit Verhandlungsmacht ist die Ausschreibung. Ohne Regelung ist der Datenbestand nach Jahren faktisch nicht mehr herauslösbar, und die Verlängerung wird alternativlos.
„Bei Vertragsende stellt der Anbieter alle Kundendaten einschließlich Stammdaten, Bewegungsdaten und Konfiguration in einem dokumentierten, maschinenlesbaren Format bereit. Aufwand und Frist für diese Bereitstellung sind im Angebot beziffert.“
Dokumentation der Konfiguration
Nach zwei Jahren weiß niemand mehr, warum eine Regel so eingestellt ist, welche Buchungslogik hinter einem Störgrund liegt oder welche Anpassung wofür gebaut wurde. Spätestens beim Personalwechsel oder beim nächsten Release wird diese Lücke teuer.
„Der Anbieter übergibt zum Abnahmezeitpunkt eine Dokumentation der ausgelieferten Konfiguration, der angelegten Rollen, der Schnittstellenparameter und aller kundenspezifischen Anpassungen. Die Dokumentation wird bei jeder vom Anbieter durchgeführten Änderung fortgeschrieben.“
Wie Sie diese zwölf Punkte einsortieren. Punkt 1, 2, 7 und 8 gehören in Kapitel 4 als funktionale Anforderungen. Punkt 3, 4, 9 und 12 gehören in Kapitel 5 zu den technischen Anforderungen und Schnittstellen. Punkt 5 gehört in Kapitel 7 und sollte vor der Anbieteransprache mit dem Betriebsrat abgestimmt sein, wie unter Betriebsrat und MES-Einführung beschrieben. Punkt 6, 10 und 11 gehören in Kapitel 9 und in die Vertragsanlage. Wer nicht bei null anfangen will: Das MES Selection Portal enthält diese zwölf Anforderungen bereits vorformuliert, zusammen mit über 150 weiteren.
Wann ein vollständiges Lastenheft der falsche Aufwand ist.
Ein Lastenheft ist ein Werkzeug, kein Selbstzweck. Es gibt Konstellationen, in denen 8 bis 10 Wochen Erstellungsaufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen, und es gibt Fragen, die ein Dokument grundsätzlich nicht beantworten kann. Beides gehört auf diese Seite, weil die Entscheidung dagegen genauso begründet sein muss wie die Entscheidung dafür.
Sehr kleiner Umfang
Ein Standort, weniger als etwa 15 anzubindende Maschinen, keine regulatorischen Auflagen, Budgetrahmen im niedrigen fünfstelligen Bereich: Hier kostet das Verfahren mehr Managementaufwand, als es an Verhandlungsvorteil bringt.
Stattdessen: ein strukturierter Anforderungsbogen über zwei bis drei Seiten, drei Anbieter, Demo an drei eigenen Testfällen.
- Trotzdem schriftlich: Mengengerüst und Maschinenliste
- Trotzdem schriftlich: die Muss-Liste als Ausschlusskriterien
- Trotzdem schriftlich: ein einheitliches Preisblatt
Der Prozess ist noch nicht entschieden
Wenn die Fertigungsorganisation gerade umgebaut wird, ein Werk verlagert oder ein neues Produktsegment aufgebaut wird, beschreibt das Lastenheft einen Zustand, den es in zwölf Monaten nicht mehr gibt.
Ein Anforderungskatalog konserviert dann die Übergangslösung und Sie bezahlen Konfiguration für Prozesse, die abgeschafft werden.
- Erst die Prozessentscheidung, dann die Anforderung
- Zwischenzeitlich hilft eine Marktsondierung per RFI
- Fertigungsart und Losgrößen müssen stabil sein, alles andere darf offen bleiben
Die Konzernvorgabe steht bereits fest
Ist die Systementscheidung im Konzern getroffen, hat ein Lastenheft für die Anbieterauswahl keine Wirkung mehr. Der Empfängerkreis besteht aus einem Anbieter, und die Bewertungsmatrix bewertet nichts.
Wertvoll bleibt das Dokument trotzdem, aber mit anderem Zweck: als Grundlage für den Rollout-Scope Ihres Werks und für die Verhandlung des Implementierungsumfangs.
- Anforderungen werden zur Abgrenzung des lokalen Scopes
- Das Mengengerüst bleibt die Basis der internen Kostenumlage
- Die Muss-Liste wird zur Abnahmecheckliste
Was ein Lastenheft nicht leisten kann
Papier bewertet Funktionsumfang. Es bewertet nicht Bedienbarkeit am Terminal mit Handschuhen, nicht die Antwortzeit unter Last und nicht die Projektfähigkeit des Teams, das tatsächlich zu Ihnen kommt.
Wer ausschließlich nach Katalog entscheidet, wählt den Anbieter mit der besten Ausfüllroutine aus, nicht das passendste System.
- Demo an eigenen Testfällen bleibt Pflicht, nicht Kür
- Zwei Referenzgespräche je Anbieter der Endauswahl
- Nach dem ausführenden Team fragen, nicht nur nach dem Hersteller
Umgekehrter Fall: öffentliche Auftraggeber
Hier ist eine Leistungsbeschreibung nicht optional, sondern vergaberechtlich zwingend, und sie muss produktneutral sein. Nach § 31 Absatz 6 Vergabeverordnung darf auf ein bestimmtes Erzeugnis nur ausnahmsweise und dann mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ verwiesen werden.
Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung müssen vor Veröffentlichung feststehen und bekannt gemacht werden. Nachträgliche Anpassung ist hier nicht nur unsauber, sondern angreifbar.
- Keine Nennung von Produktnamen ohne Gleichwertigkeitszusatz
- Gewichtung wird veröffentlicht, nicht nur intern dokumentiert
- Jeder Ausschluss wird mit Anforderungs-ID und Fundstelle begründet
Wenn der Anbieter das Lastenheft schreibt
Manche Anbieter bieten an, das Anforderungsdokument kostenlos zu erstellen. Das Angebot ist ernst gemeint und die Arbeit oft gut. Das Ergebnis beschreibt trotzdem zuverlässig den Funktionsumfang genau dieses Anbieters.
Wer es annimmt, sollte den Zeitpunkt umkehren: nach der Vorauswahl als Detaillierung, nicht davor als Grundlage der Auswahl.
- Vor der Auswahl: eigene Anforderungen, notfalls kürzer
- Nach der Auswahl: gemeinsame Detaillierung ist sinnvoll
- In jedem Fall von einer zweiten, nicht beteiligten Stelle gegenlesen lassen
MES-Lastenheft:
achtzehn Fragen aus der Praxis.
Die Fragen stammen aus Projektgesprächen mit Produktionsleitungen, IT-Verantwortlichen und Geschäftsführungen in der DACH-Fertigung. Jede Antwort steht für sich und lässt sich einzeln weitergeben.
Was ist ein MES-Lastenheft?
Ein MES-Lastenheft ist das Dokument, mit dem ein Fertigungsunternehmen seine Anforderungen an ein Manufacturing Execution System beschreibt, bevor es Anbieter anspricht. Es enthält Ausgangslage und Ziele, das Fertigungs- und Systemprofil, die funktionalen und technischen Anforderungen, das Mengengerüst, den Projektrahmen und die Bewertungskriterien. Erstellt wird es vom Auftraggeber, also vom Unternehmen selbst, nicht vom Anbieter. Seine Funktion ist es, Angebote vergleichbar zu machen: Alle Anbieter beantworten dieselben Anforderungen auf derselben Datenbasis.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber und beschreibt darin, was das System leisten muss. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer und beschreibt darin, wie er die Anforderungen umsetzt: mit welchen Modulen, welcher Konfiguration, welchem Customizing und welchen Schnittstellenspezifikationen. Das Lastenheft entsteht vor der Anbieteransprache, das Pflichtenheft nach dem Zuschlag und vor dem Projektstart. In der Praxis wird das Pflichtenheft Vertragsbestandteil und ist die Grundlage für die Abnahme.
Wie lang sollte ein MES-Lastenheft sein?
Es gibt keine sinnvolle Seitenzahl, sondern nur ein Vollständigkeitskriterium: Jeder Anbieter muss aus dem Dokument ein belastbares Angebot kalkulieren können, ohne Rückfragen zu Mengengerüst, Systemlandschaft und Fertigungsart. In Sectorlens-Projekten liegt der Umfang für mittelständische Fertigungen typischerweise zwischen 25 und 60 Seiten, wobei der Anforderungskatalog als separate Tabelle geführt wird. Ein 150-seitiges Dokument ist meist ein Zeichen dafür, dass Prozessbeschreibungen und Anforderungen vermischt wurden. Kürzen Sie nicht die Anforderungen, sondern die Prosa.
Wie viele Anforderungen gehören in ein MES-Lastenheft?
Die Anzahl richtet sich nach dem Funktionsumfang, nicht nach einer Zielgröße. Für eine typische mittelständische Fertigung mit BDE, MDE, Auftragssteuerung, Qualitätsdaten und ERP-Anbindung bewegt sich der Katalog in Sectorlens-Projekten meist im Bereich von 120 bis 250 Anforderungen. Entscheidend ist nicht die Menge, sondern die Priorisierung: Muss bedeutet Ausschluss eines Angebots, Soll geht gewichtet in die Bewertung ein, Kann zählt nur bei Gleichstand. Wer alles auf Muss setzt, macht die Priorisierung wertlos.
Wer sollte das MES-Lastenheft im Unternehmen erstellen?
Federführend ist die Projektleitung, inhaltlich zuliefern müssen die Fachbereiche. In Sectorlens-Projekten hat sich ein Kernteam aus Produktionsleitung, Fertigungssteuerung, Qualitätssicherung, Instandhaltung und IT bewährt, ergänzt um Schichtführung und Werker für die Prozessaufnahme vor Ort. Der Betriebsrat sollte ab der Zieldefinition informiert und spätestens bei den Anforderungen zur Leistungsdatenerfassung eingebunden sein. Jede einzelne Anforderung braucht einen namentlich benannten Anforderer, der sie in der Demo und in der Abnahme prüft.
Wie lange dauert die Erstellung eines MES-Lastenhefts?
Als Sectorlens-Erfahrungswert liegen zwischen Zieldefinition und Versand des RFP etwa 8 bis 10 Wochen, wenn die Beteiligten neben dem Tagesgeschäft arbeiten. Der größte Block ist die Prozessaufnahme im Shopfloor mit zwei bis drei Wochen, gefolgt von der Formulierung der Anforderungen mit rund zwei Wochen. Beschleunigen lässt sich das vor allem über einen vorhandenen Anforderungskatalog, der nur noch auf die eigene Fertigung angepasst wird. Verzögerungen entstehen fast immer bei der internen Freigabe, nicht beim Schreiben.
Braucht man für eine MES-Ausschreibung zwingend ein Lastenheft?
Rechtlich zwingend ist es für privatwirtschaftliche Unternehmen nicht, praktisch aber schwer ersetzbar. Ohne ein gemeinsames Anforderungsdokument beantwortet jeder Anbieter eine andere Frage, kalkuliert mit eigenen Annahmen und liefert Angebote, die sich nicht gegenüberstellen lassen. Ohne Lastenheft fehlt außerdem die Grundlage für das Pflichtenheft und damit für die Abnahme, was Streit über den Leistungsumfang wahrscheinlich macht. Bei öffentlichen Auftraggebern kommt hinzu, dass die Vergabe nachvollziehbar dokumentiert sein muss.
Wie gewichtet man die Kriterien in der MES-Bewertungsmatrix?
Die Gewichtung wird vor der Angebotssichtung festgelegt, dokumentiert und vom Entscheidungsgremium freigegeben. Als Ausgangspunkt aus Sectorlens-Projekten haben sich acht Kriteriengruppen bewährt: funktionale Abdeckung, Fertigungsart-Passung, Integrationsfähigkeit, Betriebsmodell, Anbieterstabilität und Support, Implementierungspartner und Referenzen, Kosten über fünf Jahre sowie Risiko. Die funktionale Abdeckung erhält meist das größte Gewicht, die Fünfjahreskosten das zweitgrößte. Wer die Gewichte erst nach Sichtung der Angebote setzt, passt sie unbewusst dem bereits bevorzugten Anbieter an.
Muss der Betriebsrat beim MES-Lastenheft beteiligt werden?
Ein MES erfasst Daten, die zur Überwachung von Leistung und Verhalten geeignet sind. Damit besteht in Deutschland nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung. Für das Lastenheft heißt das konkret, dass die Aggregationsebene der Leistungsdaten, die Rollen- und Berechtigungslogik und die Aufbewahrungsfristen als Anforderungen formuliert sein sollten, bevor Angebote eingeholt werden. Wird der Betriebsrat erst nach der Anbieterauswahl eingebunden, sind diese Punkte bereits im Angebot festgeschrieben und Änderungen werden kostenpflichtig.
Was gehört in das Mengengerüst eines MES-Lastenhefts?
Das Mengengerüst beziffert die Last, die das System tragen muss. Dazu gehören die Anzahl der Nutzer getrennt nach Typ, also Werker-Terminals, Named User, Planer und Auswertungszugriffe, die Anzahl der anzubindenden Maschinen, die Fertigungsaufträge und Buchungen pro Tag, das erwartete Datenvolumen und die Aufbewahrungsdauer. Jede Größe wird zweimal angegeben: als heutiger Ist-Wert und als Planwert in fünf Jahren. Ohne dieses Gerüst kalkuliert jeder Anbieter mit eigenen Annahmen, und die Lizenz- und Infrastrukturkosten der Angebote sind nicht vergleichbar.
Wie unterscheiden sich RFI und RFP bei einer MES-Auswahl?
Ein RFI, also ein Request for Information, dient der Marktsondierung. Es enthält kurze, standardisierte Fragen zu Funktionsumfang, Branchenerfahrung, Referenzen und Betriebsmodell und wird eingesetzt, wenn der Anbietermarkt noch unklar ist. Ergebnis ist eine Longlist. Ein RFP, also ein Request for Proposal, ist die formelle Angebotsaufforderung und enthält das Lastenheft plus Verfahrensregeln, Fristen, geforderte Angebotsstruktur und Bewertungskriterien. Es geht an die Shortlist von typischerweise drei bis fünf Anbietern.
Kann man eine MES-Lastenheft-Vorlage verwenden?
Eine Vorlage ist als Struktur sinnvoll und als Inhalt gefährlich. Nützlich ist sie für die Kapitelgliederung und für vorformulierte, prüfbar geschriebene Anforderungen, die als Auswahlliste dienen. Schädlich wird sie, wenn Anforderungen ungeprüft übernommen werden, die zur eigenen Fertigungsart nicht passen, weil dann Angebote für Funktionen kalkuliert werden, die niemand braucht. Die Regel lautet: Jede Anforderung aus einer Vorlage bleibt nur im Dokument, wenn ein namentlich benannter Anforderer im Haus in einem Satz begründen kann, welches Problem sie löst.
Wie viele Anbieter sollten ein MES-Lastenheft erhalten?
Drei bis fünf Anbieter auf der Shortlist sind der Bereich, in dem der Auswertungsaufwand beherrschbar bleibt und der Wettbewerb trotzdem wirkt. Unter drei Angeboten fehlt die Vergleichsbasis, und der verbleibende Anbieter weiß das in der Verhandlung. Über fünf Angeboten steigt der Aufwand stark an, weil jedes Angebot einen halben bis ganzen Demo-Tag, eine vollständige Punktvergabe und mindestens ein Referenzgespräch nach sich zieht. Ist der Anbietermarkt für Ihre Fertigungsart noch unklar, schalten Sie eine RFI-Runde mit einer Longlist von zehn bis fünfzehn Anbietern vor. Wichtiger als die Anzahl ist die Passung: Fünf Anbieter mit falscher Fertigungsart sind weniger wert als drei mit der richtigen.
Wie lange dauert eine MES-Ausschreibung vom Versand bis zum Zuschlag?
Als Sectorlens-Erfahrungswert liegen zwischen dem Versand des RFP und der Vertragsunterschrift rund 90 Arbeitstage, also 18 bis 20 Kalenderwochen. Darin enthalten sind vier bis sechs Wochen Angebotsfrist, eine Runde schriftlicher Rückfragen mit Sammelantwort an alle Anbieter gleichzeitig, drei bis vier Wochen für Demo-Termine an eigenen Testfällen, Referenzgespräche, die Auswertung der Bewertungsmatrix und die Vertragsverhandlung. Zusammen mit den 8 bis 10 Wochen für die Erstellung des Lastenhefts ergeben sich etwa sieben bis acht Monate von der Zieldefinition bis zum unterschriebenen Vertrag. Betriebsferien im Sommer und die Wochen um den Jahresabschluss verlängern diesen Zeitraum regelmäßig um drei bis fünf Wochen.
Was tun, wenn zwei MES-Anbieter in der Bewertungsmatrix fast gleichauf liegen?
Liegen zwei Anbieter unter fünf Prozent der maximal erreichbaren Punktzahl auseinander, hat die Matrix nicht entschieden, und ein nachträgliches Verschieben der Gewichte wäre eine Manipulation des Ergebnisses. Prüfen Sie zuerst, ob einzelne Punktwerte auf Zusagen statt auf Gezeigtem beruhen, und lassen Sie strittige Punkte in einer zweiten, kurzen Demo nachweisen. Führen Sie danach je Anbieter zwei Referenzgespräche mit Kunden vergleichbarer Fertigungsart und vergleichbaren Mengengerüsts. Bleibt es eng, entscheidet die Frage, wer das Projekt tatsächlich umsetzt: namentlich benannte Projektleitung, Verfügbarkeitszusage für Ihren Zeitraum und Anteil kundenspezifischer Entwicklung am Gesamtumfang. Dokumentieren Sie diesen Zusatzschritt, damit die Entscheidung gegenüber Geschäftsführung und Betriebsrat begründbar bleibt.
Wann ist ein vollständiges MES-Lastenheft übertrieben?
Bei einem Standort, weniger als etwa 15 anzubindenden Maschinen, ohne regulatorische Auflagen und mit einem Budgetrahmen im niedrigen fünfstelligen Bereich steht der Aufwand von 8 bis 10 Wochen in keinem Verhältnis zum Verhandlungsvorteil. In diesem Fall genügen ein strukturierter Anforderungsbogen über zwei bis drei Seiten, drei angefragte Anbieter und eine Demo an drei eigenen Testfällen. Vier Bestandteile bleiben trotzdem schriftlich: Mengengerüst, Maschinenliste, Muss-Liste als Ausschlusskriterien und ein einheitliches Preisblatt. Wenig sinnvoll ist ein Lastenheft außerdem, solange die Fertigungsorganisation gerade umgebaut wird, weil das Dokument dann einen Zustand beschreibt, den es in zwölf Monaten nicht mehr gibt.
Muss ein MES-Lastenheft produktneutral formuliert sein?
Für privatwirtschaftliche Unternehmen besteht keine rechtliche Pflicht zur Produktneutralität, fachlich ist sie trotzdem sinnvoll, weil Produktnennungen den Wettbewerb einschränken und Lösungen statt Anforderungen beschreiben. Für öffentliche Auftraggeber ist die Lage anders: Nach § 31 Absatz 6 Vergabeverordnung darf in der Leistungsbeschreibung nur ausnahmsweise auf ein bestimmtes Erzeugnis verwiesen werden, und dann mit dem Zusatz „oder gleichwertig“. Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung müssen dort außerdem vor der Veröffentlichung feststehen und bekannt gemacht werden. Technologiebezeichnungen wie OPC UA, REST oder ein konkretes ERP-Release sind keine Produktnennungen in diesem Sinne und gehören ausdrücklich in die Anforderungen.
Welche Normen und Richtlinien helfen bei der Strukturierung der MES-Anforderungen?
Vier Regelwerke geben einem MES-Anforderungskatalog Struktur und eine gemeinsame Sprache mit den Anbietern. Die VDI-Richtlinie 5600 Blatt 1 beschreibt die Aufgaben eines Fertigungsmanagementsystems und eignet sich als Gliederung der funktionalen Anforderungen. IEC 62264, im Sprachgebrauch als ISA-95 bekannt, liefert das Funktions- und Hierarchiemodell für die Abgrenzung zwischen ERP, MES und Automatisierungsebene. ISO 22400 definiert Produktionskennzahlen einschließlich der Gesamtanlageneffektivität und verhindert, dass Anbieter und Anwender unterschiedlich rechnen. Für die Maschinenanbindung ist IEC 62541 die Norm hinter OPC UA, für die Absicherung der Produktionsnetze IEC 62443. Der Verweis auf ein Regelwerk ersetzt allerdings keine Anforderung: Formulieren Sie weiterhin das geforderte Ergebnis und nennen Sie die Norm nur als Bezugsrahmen.
Das Lastenheft ist die halbe Auswahl.
Unsicher, ob Ihres vollständig ist?
Ein Lastenheft ist erst dann fertig, wenn jeder Anbieter daraus dasselbe versteht und Sie die eingehenden Angebote zeilenweise gegeneinanderstellen können. Zwischen dem Dokument auf Ihrem Schreibtisch und dieser Vergleichbarkeit liegen meist drei Dinge: fehlende Anforderungen, nicht prüfbare Formulierungen und eine Bewertungsmatrix ohne Gewichtung. Dabei helfen wir auf drei Wegen.
Anbieterfeld eingrenzen, bevor Sie schreiben
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- Kein Formular, keine Weitergabe Ihrer Daten an Anbieter
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Sie haben bereits ein Dokument. Wir lesen es gegen und markieren, was nicht prüfbar, nicht priorisiert oder nicht bewertbar ist, bevor es an Anbieter geht. 50+ Projekte seit 2022, herstellerneutral, keine Provision.
- Prüfung auf Lösungsvorgaben, Muss-Inflation und fehlendes Mengengerüst
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